Dieser Artikel enthält im Anschluß an die deutsche Fassung eine englische Übersetzung. / This article includes an English translation following the German version.
Einleitung
Wenn ein amerikanischer Staatsbürger in Deutschland eine Immobilie kauft und nicht persönlich zur Beurkundung erscheinen kann, benötigt er eine Vollmacht. Wenn ein britischer Erbe einen Erbschein aus London vorlegen möchte, um über ein Grundstück in Berlin zu verfügen, braucht er eine Bestätigung. In beiden Fällen taucht ein Begriff auf, der vielen Nicht-Juristen fremd ist: die Apostille.
Was verbirgt sich dahinter? Und warum ist dieses kleine Rechteck auf einem Dokument so wichtig?
Das Problem: Ausländische Urkunden
Stellen Sie sich vor, ich erhalte eine Vollmacht aus New York. Das Dokument ist auf Englisch, trägt einen Stempel und eine Unterschrift eines „Notary Public". Woher weiß der deutsche Notar, daß diese Unterschrift echt ist? Daß der amerikanische Notar tatsächlich befugt war, diese Beglaubigung vorzunehmen? Daß das Dokument nicht gefälscht wurde?
Früher war die Antwort auf diese Frage aufwendig: Legalisation. Das bedeutete, daß das Dokument zunächst vom Außenministerium des Ausstellungsstaates (etwa dem US State Department) beglaubigt werden mußte, dann von der deutschen Botschaft oder dem deutschen Konsulat vor Ort. Ein mehrstufiger, zeitraubender und teurer Prozeß.
Die Lösung: Das Haager Übereinkommen
1961 wurde in Den Haag ein Abkommen geschlossen, das diesen Prozeß radikal vereinfachte: das „Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation" – kurz: das Apostille-Übereinkommen.
Die Idee ist einfach: Statt der mehrstufigen Legalisation genügt eine einzige Bescheinigung – die Apostille –, die von einer dafür zuständigen Behörde im Ausstellungsstaat angebracht wird. Diese Apostille bestätigt:
- die Echtheit der Unterschrift auf dem Dokument,
- die Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner gehandelt hat,
- gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels.
Die Apostille ersetzt die Legalisation vollständig. Ein Dokument mit Apostille kann im Empfangsstaat ohne weitere Förmlichkeiten verwendet werden.
Wer stellt die Apostille aus?
Jeder Vertragsstaat des Haager Übereinkommens benennt Behörden, die zur Ausstellung von Apostillen befugt sind. In Deutschland sind das je nach Bundesland unterschiedliche Stellen – meist die Landgerichte oder Regierungspräsidien. In den USA sind es die Secretaries of State der einzelnen Bundesstaaten. In Großbritannien das Foreign, Commonwealth & Development Office (FCDO).
Wichtig: Die Apostille wird immer im Ausstellungsstaat des Dokuments angebracht, nicht im Empfangsstaat. Wenn also eine Vollmacht in New York ausgestellt wird, muß die Apostille vom Secretary of State des Staates New York kommen – nicht von einer deutschen Behörde.
Welche Dokumente brauchen eine Apostille?
Nicht jedes Dokument braucht eine Apostille. Das Haager Übereinkommen gilt nur für „öffentliche Urkunden". Dazu gehören:
- Gerichtliche Urkunden: Urteile, Beschlüsse, Protokolle
- Verwaltungsurkunden: Urkunden von Behörden, Standesämtern
- Notarielle Urkunden: Beglaubigungen, Beurkundungen
- Amtliche Bescheinigungen: auf Privaturkunden (etwa ein Registrierungsvermerk)
Nicht erfaßt sind: - Private Dokumente ohne amtliche Beglaubigung - Dokumente von Diplomaten oder Konsuln - Verwaltungsschreiben, die sich auf Handels- oder Zollgeschäfte beziehen
Im Immobilienkontext sind typische Dokumente, die eine Apostille benötigen:
- Notarielle Vollmachten aus dem Ausland
- Erbscheine oder Testamentseröffnungsprotokolle
- Handelsregisterauszüge ausländischer Gesellschaften
- Beglaubigte Abschriften von Pässen oder Ausweisen
- Eheurkunden, wenn sie für die Erwerbsberechtigung relevant sind
Die Apostille in der Praxis: Typische Konstellationen
Konstellation 1: Die ausländische Vollmacht
Ein amerikanischer Investor möchte ein Mehrfamilienhaus in Berlin kaufen, kann aber nicht persönlich zur Beurkundung erscheinen. Er geht zu einem Notary Public in New York und läßt eine Vollmacht beglaubigen.
Achtung: Der amerikanische „Notary Public" ist nicht mit einem deutschen Notar vergleichbar. Er prüft nicht den Inhalt des Dokuments, sondern bestätigt nur die Identität des Unterzeichners und daß dieser vor ihm unterschrieben hat. Die Vollmacht selbst sollte daher von dem deutschen Notar, bei dem der Kaufvertrag abgeschlossen werden soll, vorbereitet werden.
Nach der Beglaubigung durch den Notary Public benötigt das Dokument eine Apostille des zuständigen Secretary of State. Erst dann kann es in Deutschland verwendet werden.
Konstellation 2: Der ausländische Erbschein
Ein Brite hat ein Grundstück in Deutschland geerbt. Um als neuer Eigentümer eingetragen zu werden, muß er seine Erbberechtigung nachweisen. Der englische Grant of Probate ist das funktionale Äquivalent zum deutschen Erbschein – aber ein ausländisches Dokument.
Für die Verwendung in Deutschland benötigt der Grant of Probate eine Apostille des FCDO. Zusätzlich ist in der Regel eine beglaubigte Übersetzung erforderlich, da das Grundbuchamt deutsche Dokumente verlangt.
Konstellation 3: Die ausländische Gesellschaft als Käufer
Eine Schweizer Aktiengesellschaft kauft ein Gewerbeobjekt in Frankfurt. Um nachzuweisen, wer die Gesellschaft vertreten darf, benötigt der Notar einen aktuellen Handelsregisterauszug.
Die Schweiz ist ebenfalls Vertragsstaat des Haager Übereinkommens. Der Handelsregisterauszug – ausgestellt vom zuständigen Schweizer Handelsregisteramt – benötigt eine Apostille, um in Deutschland ohne weitere Legalisation verwendet werden zu können.
Wenn es keine Apostille gibt: Legalisation
Das Haager Übereinkommen hat derzeit über 120 Vertragsstaaten. Das deckt die meisten relevanten Länder ab – aber nicht alle. Insbesondere:
- Viele Länder des Nahen Ostens (z.B. Vereinigte Arabische Emirate, Saudi-Arabien)
- Einige asiatische Länder
- Diverse afrikanische Staaten
Für Dokumente aus diesen Ländern gilt weiterhin das klassische Legalisationsverfahren:
- Beglaubigung durch die zuständige Behörde im Ausstellungsstaat
- Überbeglaubigung durch das Außenministerium des Ausstellungsstaates
- Legalisation durch die deutsche Auslandsvertretung (Botschaft oder Konsulat) im Ausstellungsstaat
Dieser Prozeß ist zeitaufwendig – planen Sie mehrere Wochen ein. Bei dringenden Transaktionen kann das ein erhebliches Hindernis sein.
Praxistipps für internationale Käufer
1. Frühzeitig planen: Die Beschaffung einer Apostille dauert je nach Land zwischen einigen Tagen und mehreren Wochen. Warten Sie nicht bis zur letzten Minute.
2. Richtige Stelle identifizieren: Recherchieren Sie vorab, welche Behörde in Ihrem Land für die Ausstellung von Apostillen zuständig ist. Die Website der Haager Konferenz (hcch.net) bietet eine Übersicht.
3. Übersetzung nicht vergessen: Eine Apostille bestätigt nur die Echtheit des Dokuments, nicht seinen Inhalt. Für die Verwendung in Deutschland ist in der Regel zusätzlich eine beglaubigte Übersetzung durch einen vereidigten Übersetzer erforderlich.
4. Gültigkeit prüfen: Manche Dokumente – insbesondere Handelsregisterauszüge – dürfen nicht älter als einige Wochen sein. Die Apostille sollte zeitnah nach Ausstellung des Dokuments beschafft werden.
5. Originalvorlage: Für die notarielle Beurkundung in Deutschland wird in der Regel das Original mit Apostille benötigt – nicht nur eine Kopie.
Fazit: Ein kleines Rechteck mit großer Wirkung
Die Apostille ist ein unscheinbares Dokument – meist ein aufgeklebtes oder angeheftetes Rechteck mit Stempeln und Unterschriften. Aber ohne sie können ausländische Urkunden in Deutschland nicht verwendet werden.
Für internationale Immobilientransaktionen ist die rechtzeitige Beschaffung der Apostille ein kritischer Erfolgsfaktor. Planen Sie ausreichend Zeit ein, identifizieren Sie die zuständige Behörde, und vergessen Sie die beglaubigte Übersetzung nicht.
Tobias Scheidacker
Notar in Berlin
English Version
The Apostille: When Foreign Documents Come to Germany
When an American citizen purchases property in Germany and cannot appear personally for notarization, they need a power of attorney. When a British heir wants to present a probate certificate from London to dispose of a property in Berlin, they need a confirmation. In both cases, a term appears that is unfamiliar to many non-lawyers: the apostille.
What lies behind it? And why is this small rectangle on a document so important?
The Problem: Foreign Documents
Imagine I receive a power of attorney from New York. The document is in English, bears a stamp and signature of a “Notary Public.” How does the German notary know that this signature is genuine? That the American notary was actually authorized to make this certification? That the document was not forged?
In the past, the answer to this question was elaborate: legalization. This meant that the document first had to be certified by the foreign ministry of the issuing state (such as the US State Department), then by the German embassy or consulate there. A multi-step, time-consuming, and expensive process.
The Solution: The Hague Convention
In 1961, an agreement was concluded in The Hague that radically simplified this process: the “Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents”—in short: the Apostille Convention.
The idea is simple: Instead of multi-step legalization, a single certificate suffices—the apostille—which is affixed by an authority designated for this purpose in the issuing state. This apostille confirms:
- the authenticity of the signature on the document,
- the capacity in which the signatory acted,
- where applicable, the authenticity of the seal or stamp.
The apostille completely replaces legalization. A document with an apostille can be used in the receiving state without further formalities.
Who Issues the Apostille?
Each contracting state to the Hague Convention designates authorities that are authorized to issue apostilles. In Germany, depending on the federal state, these are different offices—usually the regional courts or regional councils. In the USA, they are the Secretaries of State of the individual states. In Great Britain, the Foreign, Commonwealth & Development Office (FCDO).
Important: The apostille is always affixed in the issuing state of the document, not in the receiving state. So if a power of attorney is issued in New York, the apostille must come from the Secretary of State of New York—not from a German authority.
Which Documents Need an Apostille?
Not every document needs an apostille. The Hague Convention only applies to “public documents.” These include:
- Judicial documents: Judgments, orders, protocols
- Administrative documents: Documents from authorities, registry offices
- Notarial documents: Certifications, notarizations
- Official certificates: On private documents (such as a registration note)
Not covered are: - Private documents without official certification - Documents from diplomats or consuls - Administrative letters relating to commercial or customs transactions
In the real estate context, typical documents that need an apostille include:
- Notarial powers of attorney from abroad
- Probate certificates or will opening protocols
- Commercial register extracts of foreign companies
- Certified copies of passports or ID cards
- Marriage certificates, if relevant for acquisition authorization
The Apostille in Practice: Typical Situations
Situation 1: The Foreign Power of Attorney
An American investor wants to buy an apartment building in Berlin but cannot appear personally for notarization. He goes to a Notary Public in New York and has a power of attorney certified.
Caution: The American “Notary Public” is not comparable to a German notary. They do not review the content of the document but only confirm the identity of the signatory and that they signed in their presence. The power of attorney itself should therefore be prepared by the German notary.
After certification by the Notary Public, the document needs an apostille from the relevant Secretary of State. Only then can it be used in Germany.
Situation 2: The Foreign Probate Certificate
A Brit has inherited property in Germany. To be registered as the new owner, they must prove their inheritance rights. The English Grant of Probate is the functional equivalent of the German inheritance certificate—but a foreign document.
For use in Germany, the Grant of Probate needs an apostille from the FCDO. Additionally, a certified translation is usually required, as the land registry requires German documents.
Situation 3: The Foreign Company as Buyer
A Swiss corporation purchases a commercial property in Frankfurt. To prove who may represent the company, the notary needs a current commercial register extract.
Switzerland is also a contracting state to the Hague Convention. The commercial register extract—issued by the relevant Swiss commercial registry—needs an apostille to be used in Germany without further legalization.
When There Is No Apostille: Legalization
The Hague Convention currently has over 120 contracting states. This covers most relevant countries—but not all. In particular:
- Many Middle Eastern countries (e.g., United Arab Emirates, Saudi Arabia)
- Some Asian countries
- Various African states
For documents from these countries, the classic legalization procedure still applies:
- Certification by the relevant authority in the issuing state
- Super-certification by the foreign ministry of the issuing state
- Legalization by the German foreign mission (embassy or consulate) in the issuing state
This process is time-consuming—plan for several weeks. For urgent transactions, this can be a significant obstacle.
Practical Tips for International Buyers
1. Plan early: Obtaining an apostille takes between a few days and several weeks depending on the country. Don’t wait until the last minute.
2. Identify the right office: Research in advance which authority in your country is responsible for issuing apostilles. The Hague Conference website (hcch.net) provides an overview.
3. Don’t forget translation: An apostille only confirms the authenticity of the document, not its content. For use in Germany, a certified translation by a sworn translator is usually additionally required.
4. Check validity: Some documents—especially commercial register extracts—must not be older than a few weeks. The apostille should be obtained promptly after the document is issued.
5. Original required: For notarization in Germany, the original with apostille is usually required—not just a copy.
Conclusion: A Small Rectangle with Great Effect
The apostille is an inconspicuous document—usually a glued or attached rectangle with stamps and signatures. But without it, foreign documents cannot be used in Germany.
For international real estate transactions, timely obtaining the apostille is a critical success factor. Plan sufficient time, identify the responsible authority, and don’t forget the certified translation.
As a notary, I sometimes see transactions delayed because apostilles are missing or documents were not prepared in time. With some foresight, this can be avoided.
Tobias Scheidacker
Notary in Berlin
