Ein Kaufvertrag über eine Eigentumswohnung ist auf die konkreten Verhältnisse der Beteiligten und des Objekts zugeschnitten.

In diesem Beitrag beschreibe ich, welche Informationen ich als Notar für die Vorbereitung eines Wohnungskaufvertrags benötige – gegliedert nach den Bereichen, die bei jeder Transaktion abgefragt werden. Sie können das als Checkliste verwenden oder mir die Daten über unser Online-Formularcenter übermitteln (dazu weiter unten). Was meine Checkliste nicht enthält sind Dinge, die Sie vielleicht anderweitig zusätzlich benötigen, etwa für die Finanzierung durch Ihre Bank oder für Ihre Due Diligence, also die Prüfung der Verhältnisse innerhalb der WEG und im Haus.

Wer kauft, wer verkauft – und mit welchen Daten?

Im Kaufvertrag werden Käufer und Verkäufer mit ihren vollständigen Personalien aufgenommen. Das sind Name und Adresse, die steuerliche Identifikationsnummer und etwaige Vertretungssituationen. Es ist lästig, die Steuer-ID herauszusuchen, vor allem ist das eine andere Nummer als die Steuernummer. Sie finden Sie z.B. auf Ihren Einkommenssteuerbescheiden oder in Ihrer Korrespondenz mit dem Finanzamt. Wir müssen sie bei der Veräußerungsanzeige an das Finanzamt angeben.

Daneben spielt der Familienstand eine Rolle. Ist ein Beteiligter verheiratet und handelt es sich bei dem Verkauf im wesentlichen um das ganze Vermögen des Verkäufers, benötige ich die Angabe, ob ein Ehevertrag geschlossen wurde und in welchem Güterstand die Eheleute leben. Im gesetzlichen Güterstand kann erforderlich sein, daß der Ehegatte zustimmt (§ 1365 BGB). Bei Gütertrennung entfällt dieses Thema.

Im einzelnen benötige ich von Käufer und Verkäufer:

• Nachname (bei abweichendem Geburtsnamen auch diesen)
• alle Vornamen wie im Ausweis
• Geburtsdatum
• Wohnanschrift
• Steuerliche Identifikationsnummer
• Familienstand und Güterstand (bei Verheirateten: Angabe, ob ein Ehevertrag besteht)
• Scan des Personalausweises oder Reisepasses

Erwirbt oder verkauft eine Gesellschaft – etwa eine GmbH oder eine GbR –, benötige ich zusätzlich:

• Handelsregister- oder Gesellschaftsregisternummer und Sitz der Gesellschaft
• Transparenzregisterauszug
• Ausgefüllter Fragebogen zum wirtschaftlich Berechtigten, ggf. nebst KYC-Chart
• Bei ausländischen Gesellschaften: Nachweis der Vertretungsberechtigung (bei deutschen Gesellschaften entnehme ich diesen selbst dem Handelsregister)

Wird in der Beurkundung jemand vertreten, benötige ich die Daten auch von diesem und zudem Informationen über die Art der Bevollmächtigung:

• Ausweis des Vertreters (Vor- und Rückseite)
• Information über die Art der Vertretung (notarielle Vollmacht, schriftliche Vollmacht, mündliche Vollmacht oder vollmachtlos)
• bei notarieller Vollmacht: Scan dieser. In der Beurkundung muß dann das Original bzw. die auf den Vertreter ausgestellte Ausfertigung im Original vorliegen.

Bei Rechtsnachfolge, die noch nicht in das Grundbuch eingetragen ist (zum Beispiel in Erbfällen) benötige ich Angaben hierzu und wenn vorhanden die zugehörigen Unterlagen, also

• Sterbeurkunde des betreffenden Eigentümers
• Erbschein auf den Verkäufer, ggf. notarielles Testament. Sofern das noch nicht vorliegt, kann zwar beurkundet werden; eine Abwicklung ist aber erst möglich, wenn es dann später vorliegt.

Grundbuchdaten als Ausgangspunkt des Entwurfs

Um den richtigen Grundbuchauszug zu beschaffen und den Vertragsgegenstand im Entwurf korrekt zu bezeichnen, benötige ich die Grundbuchdaten. Eigentumswohnungen haben in der Regel (anders als Grundstücke) alle ein eigenes Grundbuchblatt, so daß man nicht noch innerhalb des Grundbuchblatts differenzieren muß.

In der Praxis liefert der Makler oder der Verkäufer diese Angaben. Wer sie nicht zur Hand hat, findet sie in der Teilungserklärung oder in einem älteren Grundbuchauszug. Den aktuellen Grundbuchauszug besorge ich selbst – aber ich muß wissen, wo ich suchen soll.

Ich benötige:

• Grundbuchamt (Amtsgericht)
• Grundbuchbezirk
• welches Blatt

Kaufpreis, Zustand der Wohnung und wirtschaftlicher Übergang

Zum Kaufpreis ist mitunter eine Aufteilung aus steuerlichen Gründen gewünscht. Wird ein Notaranderkonto benötigt – etwa bei vorzeitig gewünschter Übergabe –, muß das von Anfang an eingeplant werden, weil es den Vertragsaufbau verändert.

Zur Wohnung selbst brauche ich Angaben, die den wirtschaftlichen Zustand abbilden. Das monatliche Wohngeld (Hausgeld) gehört in den Kaufvertrag, weil der Käufer wissen muß, welche laufenden Kosten auf ihn zukommen, und weil der Vertrag regelt, ab welchem Zeitpunkt der Käufer das Wohngeld trägt. Ob die Wohnungseigentümergemeinschaft Sonderumlagen beschlossen hat oder Instandhaltungsmaßnahmen geplant sind, ist ebenfalls relevant – diese Kosten können den Käufer treffen, je nachdem, wann der wirtschaftliche Übergang stattfindet.

Ich benötige:

• Kaufpreis
• wenn gewünscht: Kaufpreisaufteilung (Grund und Boden / Gebäude / Inventar, falls mitverkauft)
• Bankverbindung (IBAN) des Verkäufers für die Kaufpreiszahlung
• Angabe, ob die Wohnung vermietet oder leerstehend ist
• Bei Vermietung und falls es sich um den Erstverkauf nach Aufteilung handelt: Datum des Mietvertragsabschlusses (letzteres ist relevant für die Prüfung etwaiger Vorkaufsrechte des Mieters)
• Höhe des monatlichen Wohngeldes (Hausgeld)
• Angabe, ob Sonderumlagen beschlossen oder geplant sind
• Gewünschter Zeitpunkt des Besitzübergangs (Übergang von Nutzen und Lasten)
• Notaranderkonto bei vorzeitigem Besitzübergang oder Angabe anderer Gründe, die ein besonderes Sicherungsbedürfnis auslösen, die durch eine Direktzahlung nicht abgedeckt werden können

Die Frage nach der Finanzierung

Wenn der Käufer den Kaufpreis ganz oder teilweise finanziert, benötigt er eine Vollmacht im Kaufvertrag für die Grundschuldbestellung. Wenn er nicht finanziert, können wir das weglassen, dann ist der Vertrag etwas kürzer.

Ich benötige:

• Angabe, ob der Kauf finanziert wird (ja oder nein)
• Falls ja: Grundschuldbestellungsunterlagen und zugehöriges Anschreiben der Bank an den Notar (sobald vorliegend)

Maklerdaten und Provisionsaufteilung

Ist ein Makler beteiligt, können eine sog. unechte Maklerklausel und die Erlaubnis zum Einbezug des Maklers in die Abwicklung auch nach der Beurkundung in den Vertrag aufgenommen werden. Häufig betreuen Makler die Parteien auch nach der Beurkundung noch bis zur Besitzübergabe, so daß es sinnvoll ist, sie informiert zu halten. Im Kaufvertrag wird die Maklerprovision in der Regel deklaratorisch aufgenommen – das heißt, der Vertrag gibt nur wieder, was die Parteien mit dem Makler vereinbart haben. Wenn kein Makler beteiligt ist, entfällt die Klausel.

Ich benötige:

• Angabe, ob ein Makler beteiligt ist (ja oder nein)
• Falls ja: Name und Anschrift des Maklers
• Höhe der vereinbarten Provision
• Aufteilung der Provision zwischen Käufer und Verkäufer

WEG-Verwalter und Sonstiges

Wenn der WEG-Verwalter dem Verkauf zustimmen muß (das ist dem Grundbuchauszug zu entnehmen), muß ich ihn nach der Beurkundung anschreiben und diese Zustimmung einholen. Dazu benötige ich dessen Namen und Anschrift und am besten eine E-Mail-Adresse des zuständigen Sachbearbeiters.

Wenn wir im Zuge der Vertragsabwicklung alte Belastungen (zum Beispiel Grundschulden) löschen und Sie haben die Darlehensnummer und die Kontaktdaten Ihres Ansprechpartners bei der betreffenden Bank, geht es vielleicht etwas schneller. Wenn nicht, ist das auch nicht schlimm, die Banken können das trotzdem zuordnen.

Wenn besondere Abreden getroffen werden (Verkäuferdarlehen, ungewöhnliche Kostenverteilung für Grunderwerbsteuer oder andere Kaufnebenkosten, andere Besonderheiten), benötige ich die diesbezüglichen Informationen.

• Name, Anschrift, E-Mail des WEG-Verwalters
• sofern vorhanden: Vertragsdaten zu alten Grundschulden, die gelöscht werden
• sonstige Besonderheiten des Vertrags

Was ich nicht von Ihnen brauche – und trotzdem prüfe

Einige Dinge beschafft und prüft das Notariat selbst. Den Grundbuchauszug hole ich selbst ein. Ich kann daraus entnehmen, was ich in der Abwicklung benötige. Deshalb benötige ich bei Eigentumswohnungen keine Angaben zu

• Milieuschutz
• Sanierungsgebieten
• Denkmalschutz
• Steuern

Liegt die Wohnung in einem Sanierungsgebiet, bedarf die Veräußerung (und auch die Grundschuldbestellung) einer sanierungsrechtlichen Genehmigung (§ 144 BauGB). Ob solche Genehmigungen erforderlich sind, prüfe ich anhand des Grundbuchs und der öffentlichen Verzeichnisse. Die Beteiligten müssen sich darum nicht kümmern.

Dasselbe gilt für die Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts, die Voraussetzung für die Eigentumsumschreibung ist. Sie wird automatisch erteilt, sobald der Käufer die Grunderwerbsteuer gezahlt hat – in Berlin 6 Prozent des Kaufpreises. Auch diesen Vorgang überwacht das Notariat.

Der zeitliche Rahmen

Es gibt eine zeitliche Grenze, die den Ablauf bestimmt. Wenn eine Seite Verbraucher ist und die andere Unternehmer (§§ 13, 14 BGB), muß ich den Vertragsentwurf dem Verbraucher mindestens zwei Wochen vor dem Beurkundungstermin zur Verfügung stellen (§ 17 Abs. 2a BeurkG). Zwischen zwei Privatpersonen oder zwei Unternehmen gilt diese Frist nicht zwingend, aber auch hier verschicke ich den Entwurf so früh wie möglich – schon deshalb, weil Rückfragen und Änderungswünsche Zeit kosten.

Das Formularcenter: Daten strukturiert übermitteln

Die Daten lassen sich formlos übermitteln – per E-Mail, telefonisch oder über den Makler. Schneller und vollständiger geht es über unser Online-Formularcenter unter notar-formulare.de/hnts/immobilienkauf/. Das Formular fragt genau die Daten ab, die ich für den Kaufvertragsentwurf benötige, und läßt sich zwischenspeichern. Käufer und Verkäufer können das Formular unabhängig voneinander ausfüllen und sich den Link gegenseitig schicken, wenn sie Angaben der Gegenseite ergänzen müssen.

Einen ausführlichen Überblick über das Formularcenter und seine Funktionsweise habe ich in einem eigenen Beitrag beschrieben: Online-Formularcenter für den Immobilienkaufvertrag.

Tobias Scheidacker
Notar in Berlin

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