Online-Formularcenter für den Immobilienkaufvertrag
Ein Immobilienkaufvertrag erfordert Daten von mehreren Seiten: Verkäufer und Käufer, gegebenenfalls Makler und finanzierende Bank. Die Informationen kommen auf verschiedenen Wegen – und sie kommen fast nie vollständig. Es fehlt die Steuer-ID des Verkäufers. Das Geburtsdatum des zweiten Käufers ist unbekannt, die Grundbuchbezeichnung noch nicht ermittelt. Das Notariat fragt nach, wartet, fragt erneut. Zwischen der ersten Anfrage und dem letzten fehlenden Datum vergehen Tage, mitunter Wochen.
Für unser Notariat haben wir deshalb ein Online-Formularcenter entwickelt, das diesen Prozeß erleichtert. >> Hier << steht eine interaktive Eingabemaske bereit, die sämtliche Daten abfragt, die ich für die Vorbereitung eines Immobilienkaufvertrags benötige – und die von den Beteiligten nacheinander und arbeitsteilig ausgefüllt werden kann.
Was das Formularcenter abfragt – und warum
Die Maske gliedert sich in die Bereiche, die auch der Kaufvertrag selbst abbildet: Angaben zur Immobilie, zur Verkäuferseite, zur Käuferseite, zum Kaufpreis und zu den wirtschaftlichen Rahmenbedingungen. Anders als ein statisches Kontaktformular reagiert die Maske auf die Eingaben.
Wer bei der Frage „Sind die Grundbuchdaten bekannt?“ mit Ja antwortet, bekommt Felder für Amtsgericht, Grundbuch, Blatt, Gemarkung, Flur und Flurstück angezeigt. Wer die Frage verneint, sieht diese Felder nicht. Dasselbe Prinzip gilt für Stellplätze, bewegliche Gegenstände wie Küche oder Photovoltaikanlage, die Finanzierung des Kaufpreises und die Maklerbeteiligung: Nur wer „Ja“ anklickt, bekommt die Detailfelder eingeblendet. Das Formular stellt keine Fragen, die für den konkreten Fall nicht benötigt werden. Das unterscheidet es von einer Word-Datei oder von selbstgebauten Vorlagen, in denen teilweise zu viel drin steht und dafür relevante Daten fehlen.
Bei den Personendaten unterscheidet die Maske zwischen natürlichen Personen und Gesellschaften. Wählt der Ausfüllende „Gesellschaft“ als Verkäufer- oder Käufertyp, ändern sich die Eingabefelder entsprechend. Und wer mehr als einen Verkäufer oder Käufer einträgt, bekommt die Personenfelder dynamisch vervielfacht – für Ehepaare, Erbengemeinschaften oder Gesellschaftergruppen.
Die Daten, die das Notariat tatsächlich braucht
Ein Kaufvertragsentwurf setzt voraus, daß ich neben den offensichtlichen Eckdaten – Kaufpreis, Immobilienanschrift, Namen der Beteiligten – auch die Angaben habe, die für die gesetzlichen Prüfpflichten erforderlich sind. Dazu gehören die Steuer-Identifikationsnummer, die das Finanzamt für die Grunderwerbsteuer-Anzeige benötigt, und der Familienstand, der für Genehmigungserfordernisse nach § 1365 BGB bei Verfügung über das Vermögen im Ganzen relevant ist. Hinzu kommen die Staatsangehörigkeit und – seit dem Geldwäschegesetz – die Frage, ob ein Beteiligter als politisch exponierte Person gilt, für fremde Rechnung handelt oder als Unternehmer tätig ist.
Diese Angaben muß ich ohnehin erheben. Die Frage ist nur, ob ich sie per E-Mail abfrage und dann sukzessive erhalte oder ob die Beteiligten sie strukturiert in einem Formular eingeben, das genau die richtigen Fragen stellt. Sobald das Formular abgesendet wird, erhalte ich die Daten in einem strukturierten Format zusammen mit allen angehängten Unterlagen – und wir verarbeiten beides in unserer Notariatssoftware weiter.
Wie der Ausfüllprozeß zwischen den Beteiligten aufgeteilt werden kann
Entscheidend ist die Möglichkeit, den Ausfüllprozeß auf mehrere Beteiligte zu verteilen. Das Formular läßt sich zwischenspeichern und per Link an eine andere Person weiterleiten, die an derselben Maske weiterarbeitet.
In der Praxis ergibt sich daraus ein natürlicher Workflow. Der Makler beginnt: Er kennt die Immobilienadresse, den Kaufpreis, die Art des Kaufgegenstandes, die Nutzung und häufig auch die Grundbuchdaten. Er füllt den Abschnitt zur Immobilie aus und trägt die ihm bekannten Eckdaten von Käufer und Verkäufer ein. Dann speichert er zwischen und leitet den Link an den Verkäufer weiter.
Im nächsten Schritt ergänzt der Verkäufer seine persönlichen Daten: Geburtsdatum, Geburtsname, Steuer-ID, Familienstand, Kontodaten für die Kaufpreiszahlung. Er beantwortet die Fragen zu Grundschulden und Besonderheiten der Immobilie. Was er nicht weiß – etwa die Käuferdaten –, läßt er offen, speichert zwischen und leitet den Link an den Käufer weiter.
Zuletzt füllt der Käufer seinen Teil aus, ergänzt die Angaben zur Finanzierung, gibt seine Steuer-ID und seinen Familienstand ein. Am Ende steht ein vollständiger Datensatz. Der Käufer übermittelt das Formular an unser Notariat – zusammen mit der Beauftragungserklärung, die bereits in der Maske integriert ist. Das bisherige Modell – der Makler als Vermittler zwischen Notariat und Parteien, der Daten hin- und herreicht – entfällt.
Dieser Ablauf erspart nicht nur dem Notariat, sondern auch dem Makler erheblichen Koordinationsaufwand.
Die Daten bleiben bis zu 30 Tage verfügbar. Wenn sich also abzeichnet, daß ein Käufer gefunden ist, können der Makler und der Verkäufer schon einmal alles eintragen, was aus ihrer Sphäre erforderlich ist, und abspeichern. Hat der Käufer dann erklärt, daß er kaufen möchte, kann er den Link erhalten, braucht nur noch seine persönlichen Daten dazusetzen (und idealerweise seinen Ausweis hochladen) und kann es dann an den Notar absenden. Eine solche Arbeitsweise beschleunigt die Beauftragung des Notars enorm - und bei uns im Notariat beschleunigt sie wegen der damit teilweise möglichen automatisierten Weiterverarbeitung ebenfalls. Übertragungsfehler bei wiederholter manueller Dateneingabe entfallen.
Dokumente gleich mitsenden
Am Ende des Formulars steht ein Upload-Bereich. Die Beteiligten können Scans ihrer Personalausweise und weitere relevante Unterlagen direkt anhängen – als PDF, Bilddatei oder beides. Das erspart den separaten E-Mail-Versand und stellt sicher, daß die Ausweiskopien zusammen mit den Formulardaten bei mir eingehen. Gerade bei der Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz (§ 11 GwG) beschleunigt das die Vorbereitung: Ich kann die Identitätsdaten bereits im Vorfeld abgleichen, bevor die Beteiligten zum Beurkundungstermin erscheinen.
Englische Sprachversion für internationale Beteiligte
Immobilientransaktionen in Berlin haben regelmäßig internationale Bezüge. Käufer mit Wohnsitz im Ausland, ausländische Gesellschaften als Verkäufer, Finanzierungen über internationale Banken – die Kommunikation im Vorfeld der Beurkundung läuft dann auf Englisch.
Per Klick auf „English“ schaltet die gesamte Maske auf Englisch um. Die Feldbezeichnungen, Erläuterungstexte und Auswahlfragen erscheinen in englischer Sprache. Die deutschen Rechtsbegriffe, die für den Vertragsentwurf relevant sind, werden in Klammern mitgeführt: „District court (Amtsgericht)“ oder „Cadastral district (Gemarkung)“. So versteht der internationale Beteiligte, was er eingibt – und ich erhalte die Daten in der Form, in der ich sie für den Vertragsentwurf benötige.
Für Makler, die mit internationaler Klientel arbeiten, entfällt damit das Übersetzen und Erklären einzelner Formularfelder. Der Makler leitet den Formularlink direkt an den englischsprachigen Verkäufer bzw. Käufer weiter.
Was sich für Makler ändert
Bisher sieht die Kaufvertragsvorbereitung so aus: Per E-Mail teilt der Makler dem Notariat mit, daß ein Kaufvertrag vorbereitet werden soll, liefert die ihm bekannten Daten und bittet das Notariat, sich bei den Parteien zu melden. Es folgt ein Austausch von E-Mails und Telefonaten, bei dem Daten fragmentiert eintreffen, nachgefragt wird und Tage bis Wochen vergehen, bis der Entwurf fertig ist. Zwischendurch wird der Makler von den Parteien gefragt, wie lange das noch dauert.
Mit dem Formularcenter verschiebt sich diese Dynamik. Der Makler öffnet die Maske, trägt die Eckdaten ein, leitet den Link an die Beteiligten weiter – und der Prozeß läuft. Sobald das ausgefüllte Formular bei mir eingeht, liegen die Daten lückenlos und strukturiert vor. Die Rückfragen, die sonst den Entwurf verzögern, entfallen weitgehend.
Weil der Formularlink statisch bleibt, kann jeder, der ihn kennt, den aktuellen Stand einsehen. Hat der Makler den Prozeß gestartet und den Link an die Beteiligten weitergeleitet, kann er jederzeit nachschauen, wie weit das Formular bereits ausgefüllt ist, oder weitere Informationen ergänzen. Steckt der Prozeß, weil ein Verkäufer seine Daten noch nicht eingetragen hat, sieht der Makler das – und kann gezielt nachhaken, statt beim Notariat nachzufragen, woran es liegt.
Was im Formular fehlt, fehlt für den Entwurf
Das Formular fragt systematisch ab, was für einen Kaufvertragsentwurf erforderlich ist. Was nicht gefragt wid, wird nicht gebraucht. Was nicht ausgefüllt ist, fehlt – und was ausgefüllt ist, liegt in der richtigen Struktur vor, vorausgesetzt es wurde in die richtigen Felder eingetragen. Nicht als Freitext in einer E-Mail, bei dem wir Namen, Geburtsdaten und Adressen aus dem Fließtext herausfiltern und manuell übertragen müssen. Die Felder für die geldwäscherechtlichen Angaben (politisch exponierte Person, Handeln für fremde Rechnung, Unternehmereigenschaft) sind mit Erläuterungshinweisen versehen – wer auf das Fragezeichen-Symbol klickt, erhält eine Erklärung, was die jeweilige Frage bedeutet und warum das Notariat sie stellen muß.
Hier gilt wie auch ohne Formular: wenn relevante Informationen fehlen, geht es nicht weiter. Ich benötige sie, auch wenn mir unvollständige Informationen übersandt werden, "damit es schon mal losgeht." Es geht dann eben nur los, daß ich notwendigerweise nachfrage. Die Daten müssen dann also ohnehin nachgeliefert werden, mit zusätzlichem Kommunikationsaufwand und folglich einer entschleunigten Bearbeitung. Das geht und wir machen das, wenn gewünscht, aber eine sorgfältige Nutzung des Formularcenters ist wirklich effizient!
Datenerfassung, nicht Rechtsberatung
Das Formularcenter ersetzt nicht das persönliche Gespräch. Gestaltungswünsche, rechtliche Besonderheiten und Fragen zur Vertragsstruktur bespreche ich nach wie vor mit den Beteiligten. Das Formular dient einem anderen Zweck: Es stellt sicher, daß die handwerkliche Grundlage steht – wer kauft was von wem zu welchem Preis, und welche Daten benötige ich für die gesetzlichen Meldepflichten und den Vertragsentwurf.
Das Formularcenter ist unter Formularcenter Immobilienkauf – HNTS Legal erreichbar.
Tobias Scheidacker
Notar in Berlin
