Hinter jeder Immobilientransaktion steht eine technische Infrastruktur, die weder im Vertrag noch auf der Gebührenrechnung erscheint. Sie reicht von der elektronischen Archivierung des Kaufvertrags bis zur Geldwäscheprüfung der Beteiligten. Die Bundesnotarkammer hat diese Infrastruktur aufgebaut und betreibt sie.
Eine Körperschaft des öffentlichen Rechts mit eigener Digitalinfrastruktur
Die Bundesnotarkammer (BNotK) ist nach § 76 BNotO der Zusammenschluß der 21 regionalen Notarkammern zu einer Körperschaft des öffentlichen Rechts mit Sitz in Berlin. Mitglieder sind nicht die einzelnen Notare, sondern die Kammern selbst, die jeweils im Bezirk eines Oberlandesgerichts bestehen. Die rund 7.000 Notarinnen und Notare in Deutschland gehören ihrer jeweiligen regionalen Kammer an; in Berlin ist das die Notarkammer Berlin. Das Bundesministerium der Justiz führt die Staatsaufsicht nach § 77 BNotO. Der Aufgabenkatalog in § 78 BNotO geht über die klassische Standesvertretung weit hinaus. Zu den zentralen Registern, die die BNotK betreibt, gehören das Vorsorge- und das Testamentsregister sowie das Elektronische Urkundenarchiv für die Verwahrung notarieller Urkunden. Daneben stellt sie das elektronische Postfach bereit, über das ich mit Grundbuchämtern und Registergerichten verkehre, und betreibt eine eigene Zertifizierungsstelle für elektronische Signaturen.
Notarsuche auf notar.de
Das Notarverzeichnis nach § 78l BNotO ist ein öffentlich zugängliches elektronisches Register aller amtierenden Notare. Es enthält Amtssitz und Erreichbarkeiten des jeweiligen Notars, auf Wunsch auch Fremdsprachenkenntnisse. Die Suche ist kostenlos und unter notar.de erreichbar. In Berlin, wo das Anwaltsnotariat gilt und Notare zugleich als Rechtsanwälte zugelassen sind, läßt sich die Suche nach Bezirk und Sprachkompetenz filtern.
Hundert Jahre Verwahrung im Elektronischen Urkundenarchiv
Das Elektronische Urkundenarchiv ist seit dem 1. Juli 2022 in Betrieb. Die Rechtsgrundlage bilden die §§ 78h bis 78j BNotO. Sämtliche notariellen Urkunden, die ich beurkunde, werden in dieses Archiv überführt und dort hundert Jahre lang verwahrt. Das System ist nach dem technischen Standard TR-ESOR des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert, der die Beweiswerterhaltung elektronischer Dokumente über lange Zeiträume sicherstellt. Vor der Inbetriebnahme lag die Verwahrung bei den einzelnen Notariaten, und wenn ein Notar aus dem Amt schied, gingen seine Akten an das zuständige Amtsgericht. Die Zentralisierung beim Archiv der BNotK beseitigt das Risiko, daß Urkunden bei der physischen Übergabe zwischen Notariat und Gericht verlorengehen oder beschädigt werden. Für Immobilieneigentümer, die nach Jahrzehnten den Vertragstext ihres Kaufvertrags benötigen, etwa weil beim Weiterverkauf Fragen zu den Gewährleistungsregelungen auftauchen, entfällt die Suche in Papierakten beim Amtsgericht.
Das Testamentsregister und der Immobilienerwerb aus dem Nachlaß
Das Zentrale Testamentsregister (ZTR) wird von der BNotK seit dem 1. Januar 2012 geführt. Seine Rechtsgrundlage sind die §§ 78c bis 78g BNotO. Es erfaßt, wo erbfolgerelevante Urkunden verwahrt werden, also notarielle Testamente und Erbverträge, aber auch handschriftliche Testamente in amtlicher Verwahrung beim Amtsgericht. Mit über 23 Millionen Registrierungen (Stand Ende 2023) ist es die umfassendste Datenbank zur Erbfolge in Deutschland. Im Sterbefall meldet das Standesamt den Tod elektronisch an das ZTR, das ermittelt, ob und wo eine letztwillige Verfügung verwahrt wird, und das Ergebnis an das Nachlassgericht weiterleitet. Beim Erwerb einer Immobilie aus einem Nachlaß wirkt sich dieser Mechanismus auf die Abwicklungsgeschwindigkeit aus, denn das Grundbuchamt verlangt als Erbnachweis einen Erbschein oder eine beglaubigte Kopie des notariellen Testaments mit Eröffnungsvermerk. Wie schnell das Nachlassgericht den Erbfall eröffnen kann, hängt davon ab, wie schnell es über die Verwahrung informiert wird.
Wenn der Bevollmächtigte den Kaufvertrag unterschreibt
Das Zentrale Vorsorgeregister (ZVR) nach § 78a BNotO ergänzt die Registerinfrastruktur um ein Verzeichnis der Vorsorgevollmachten und Betreuungsverfügungen. Es enthält über 6,7 Millionen Eintragungen. Für den Immobilienkauf wird das Register relevant, wenn eine Vertragspartei durch einen Bevollmächtigten vertreten wird und ein Betreuungsgericht prüft, ob eine wirksame Vorsorgevollmacht die gerichtliche Betreuung entbehrlich macht. Bei der Beurkundung prüfe ich die Vollmacht auf ihre Reichweite; die Registrierung im ZVR sichert darüber hinaus ab, daß das Gericht die Vollmacht im Fall einer Betreuungsanregung auffinden kann. Pro Jahr gehen über 200.000 solcher Anfragen beim ZVR ein.
Geldwäscheprävention und die Rolle der BNotK
Notare sind Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz (GwG). Die Aufsicht über die Einhaltung der Sorgfaltspflichten liegt bei den Präsidenten der Landgerichte, nicht bei der BNotK. Die Kammer übernimmt eine andere Aufgabe. Sie erstellt die Auslegungs- und Anwendungshinweise zum GwG, die die Aufsichtsbehörden genehmigen und die den Pflichtenkatalog für die notarielle Praxis konkretisieren. Bei jeder Kaufvertragsbeurkundung prüfe ich die Identität der Beteiligten anhand amtlicher Ausweisdokumente und ermittle, wer wirtschaftlich Berechtigter der beteiligten Gesellschaften ist. Seit dem 1. April 2023 dürfen Kaufpreiszahlungen im Immobilienbereich nicht mehr in bar abgewickelt werden. Die BNotK stellt den Notariaten ein Prüfungstool zur Verfügung, das die Plausibilitätsprüfung der Beteiligtenangaben unterstützt, und leitet Verdachtsmeldungen der Notare an die zuständigen Strafverfolgungsbehörden weiter.
Die digitale Infrastruktur hinter dem Grundbuchantrag
Die BNotK richtet für jeden Notar ein besonderes elektronisches Notarpostfach (beN) nach § 78n BNotO ein. Der Zugang erfordert zwei voneinander unabhängige Sicherungsmittel. Über dieses Postfach übermittle ich Grundbuchanträge und steuerliche Veräußerungsanzeigen auf einem Übertragungsweg, der als sicherer Übermittlungsweg im Sinne der ZPO anerkannt ist. Daneben betreibt die BNotK eine Zertifizierungsstelle als qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter nach der eIDAS-Verordnung. Die qualifizierten elektronischen Signaturen, mit denen ich Grundbuchanträge unterzeichne, werden über diese Stelle ausgestellt. Am Kaufvertragstisch bleibt diese Technik unsichtbar, aber sie bestimmt, wie schnell der Grundbuchantrag beim Grundbuchamt eingeht.
Der elektronische Notariatsvollzug als nächste Stufe
Die nächste Stufe der Digitalisierung betrifft den Vollzug nach der Beurkundung. Unter dem Arbeitstitel eNoVA (elektronischer Notariatsvollzug) bereitet die BNotK die gesetzliche Grundlage dafür vor, daß der gesamte Prozeß zwischen Beurkundung und Grundbucheintragung elektronisch abgewickelt werden kann. Die elektronische Veräußerungsanzeige an die Finanzämter ist seit Januar 2026 im Einsatz, allerdings noch nicht im Land Berlin (hier erst ab Jahresmitte); die Vorkaufsrechtsanfragen an die Gemeinden und die steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung sollen bis 2028 folgen. In Berlin, wo die Bearbeitungszeiten beim Grundbuchamt bei mehreren Monaten liegen, dürfte der Wegfall des Postwegs die Abwicklung spürbar beschleunigen. In meinem Notariat werden wir die elektronische Veräußerungsanzeige ab deren Einführung auf Landesebene nutzen und ich erwarte daraus weiteren Zeitgewinn.
Mehr als eine Standesvertretung
Wenn die Beteiligten den Beurkundungstermin verlassen, beginnt für mich der Vollzug. Ich stelle die Grundbuchanträge und erfülle die steuerlichen Anzeigepflichten über die Systeme der BNotK. Was für den Käufer nach dem Termin als Wartezeit erscheint, ist auf der technischen Ebene ein Zusammenspiel elektronischer Postfächer und Register, das die BNotK betreibt und koordiniert. Die Körperschaft ist damit kein Berufsverband im herkömmlichen Sinne, der die Standesinteressen seiner Mitglieder nach außen vertritt. Sie ist ein Infrastrukturbetreiber, dessen Systeme in jede Immobilientransaktion hineinwirken. Vor zehn Jahren lief der Vollzug über Papierpost und Fax; heute übermittle ich Grundbuchanträge elektronisch signiert und archiviere die Urkunde in einer digitalen Infrastruktur, die auf hundert Jahre ausgelegt ist.
Dieser Beitrag stellt die Rechtslage nach aktuellem Stand dar. Er dient der allgemeinen Information und ersetzt nicht die steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.
Tobias Scheidacker
Notar in Berlin
Quellen und weiterführende Links
- Bundesnotarkammer – Aufgaben und Tätigkeiten
- Zentrales Vorsorgeregister – Informationen und Registrierung
- Zentrales Testamentsregister – Informationen
- Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer
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