Dieser Artikel enthält im Anschluß an die deutsche Fassung eine englische Übersetzung. / This article includes an English translation following the German version.

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Orientierung in fremdem Terrain

Wer zum ersten Mal eine Immobilie in Deutschland erwirbt, betritt unbekanntes Terrain. Die Spielregeln sind andere als in anderen Märkten, die Abläufe folgen einer eigenen Logik, und die Zeiträume, die eingeplant werden müssen, überraschen regelmäßig. Dieser Artikel bietet einen praktischen Fahrplan – von der ersten Idee bis zur Eintragung als Eigentümer im Grundbuch.

Die gute Nachricht vorweg: Der Prozeß ist durchdacht und erprobt. Wer die Stationen kennt, kann realistisch planen und böse Überraschungen vermeiden. Die weniger gute Nachricht: Es dauert länger, als man denkt. Aber diese Zeit ist gut investiert.

Phase 1: Orientierung und Objektsuche (Wochen bis Monate)

Bevor überhaupt ein konkretes Objekt ins Spiel kommt, sollten internationale Investoren ihre Grundlagen klären:

Strukturfrage: Wollen Sie direkt als natürliche Person kaufen? Über eine bestehende ausländische Gesellschaft? Über eine neu zu gründende deutsche GmbH? Die Antwort auf diese Frage hat weitreichende steuerliche und haftungsrechtliche Konsequenzen und sollte mit einem Steuerberater geklärt werden, bevor konkrete Verhandlungen beginnen.

Finanzierungsfrage: Planen Sie eine Finanzierung über eine deutsche Bank? Dann sollten Sie frühzeitig Kontakt aufnehmen und die grundsätzliche Finanzierbarkeit klären. Deutsche Banken haben eigene Anforderungen an Dokumentation und Bonität, die Zeit zur Erfüllung brauchen.

Marktsondierung: Der deutsche Immobilienmarkt ist regional sehr unterschiedlich. Berlin ist nicht München ist nicht Hamburg. Die Preisstrukturen, Renditeerwartungen und Marktzyklen variieren erheblich. Eine fundierte Markteinschätzung – ob durch eigene Recherche, Makler oder Berater – ist die Grundlage jeder Investitionsentscheidung.

Die Objektsuche selbst kann Wochen oder Monate dauern, je nach Anspruch und Marktlage. Off-Market-Deals, die über Netzwerke vermittelt werden, brauchen Zeit zum Aufbau von Beziehungen. Öffentliche Vermarktungen haben ihre eigenen Zeitpläne.

Phase 2: Letter of Intent und Exklusivität (1-2 Wochen)

Wenn ein interessantes Objekt gefunden ist, beginnt die Phase der Annäherung. Typischerweise steht am Anfang ein Letter of Intent (LOI) oder ein Term Sheet, das die wesentlichen Eckpunkte festhält:

• Kaufgegenstand (Grundstück, Gebäude, ggf. Gesellschaftsanteile)

• Indikative Kaufpreisvorstellung

• Geplante Struktur (Asset Deal oder Share Deal)

• Zeitrahmen für Due Diligence und Vertragsschluß

• Exklusivitätsvereinbarung

Der LOI ist in Deutschland typischerweise nicht bindend, was den Grundstückserwerb selbst betrifft – er kann es aus Formgründen gar nicht sein. Aber er schafft eine gemeinsame Arbeitsgrundlage und signalisiert ernsthaftes Interesse.

Die Exklusivitätsvereinbarung ist das wichtigere Element: Der Verkäufer verpflichtet sich, für einen bestimmten Zeitraum – typischerweise vier bis acht Wochen – nicht mit anderen Interessenten zu verhandeln. Diese Zeit braucht der Käufer für die Due Diligence.

Phase 3: Due Diligence (3-6 Wochen)

Die Due Diligence ist das Herzstück des Erwerbsprozesses. Hier verschafft sich der Käufer ein vollständiges Bild von der Immobilie und ihren Risiken. Die Prüfung umfaßt typischerweise:

Rechtliche Due Diligence: Grundbuchprüfung, Analyse der Mietverträge, Prüfung von Dienstbarkeiten und Baulasten, Überprüfung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen, Gesellschaftsrechtliche Prüfung (bei Share Deals).

Technische Due Diligence: Gebäudezustand, Instandhaltungsrückstau, Energieeffizienz, Umweltrisiken (Altlasten), Brandschutz.

Wirtschaftliche Due Diligence: Mieterliste und Mieteinnahmen, Leerstand und Mietpotential, Betriebskosten, Bewirtschaftungsverträge.

Steuerliche Due Diligence: Grunderwerbsteuer, laufende Besteuerung, Strukturoptimierung.

Der Verkäufer stellt hierfür einen Datenraum zur Verfügung – heute meist virtuell –, in dem alle relevanten Unterlagen einsehbar sind. Der Käufer beauftragt Spezialisten für die jeweiligen Prüfungsbereiche und koordiniert deren Arbeit.

Am Ende der Due Diligence steht ein klares Bild: Welche Risiken bestehen? Welche davon sind akzeptabel? Welche müssen vertraglich adressiert werden? Welche führen zu einer Kaufpreisanpassung?

Phase 4: Vertragsverhandlung (2-4 Wochen)

Parallel zur oder im Anschluß an die Due Diligence beginnt die Vertragsverhandlung. Der Notar erstellt einen Vertragsentwurf, der die Einigung der Parteien widerspiegelt. Dieser Entwurf wird zwischen den Parteien – oft unter Einschaltung ihrer jeweiligen Anwälte – verhandelt und überarbeitet.

Die Verhandlungspunkte bei einem deutschen Immobilienkauf unterscheiden sich von denen in angelsächsischen Transaktionen. Typische Themen sind:

• Kaufpreisfälligkeit und Zahlungsmodalitäten
• Gewährleistungsregelungen und Haftungsausschlüsse
• Behandlung von Mietverhältnissen und laufenden Verträgen
• Regelungen zur Übergabe und zum Stichtag
• Besondere Zusicherungen des Verkäufers (falls vereinbart)
• Rücktrittsrechte und deren Voraussetzungen

Der Notar moderiert diesen Prozeß, erklärt die rechtlichen Konsequenzen verschiedener Gestaltungsoptionen und sorgt für eine ausgewogene Vertragsgestaltung. Bei komplexen Transaktionen können mehrere Verhandlungsrunden erforderlich sein.

Phase 5: Beurkundung (1 Tag)

Die Beurkundung ist der formelle Höhepunkt der Transaktion. Alle Parteien – oder ihre bevollmächtigten Vertreter – versammeln sich beim Notar. Der Notar verliest den gesamten Vertrag, erklärt komplexe Passagen, beantwortet letzte Fragen und nimmt die Unterschriften entgegen.

Dieser Termin dauert je nach Komplexität zwischen einer und mehreren Stunden. Er erfordert die physische Anwesenheit der Parteien oder ihrer Vertreter – eine Unterzeichnung per E-Mail oder Telefax ist nicht möglich.

Für internationale Investoren, die nicht persönlich erscheinen können, gibt es zwei Alternativen:

Bevollmächtigung: Eine notariell beglaubigte oder beurkundete Vollmacht ermächtigt einen Vertreter, den Vertrag im Namen des Käufers zu unterschreiben. Die Vollmacht muß vor dem Beurkundungstermin vorliegen und vom Notar geprüft werden.

Genehmigungsvorbehalt: Der Vertrag wird ohne Mitwirkung des Käufers beurkundet, aber unter der Bedingung, daß der Käufer ihn nachträglich genehmigt. Diese Genehmigung muß notariell beglaubigt werden. Diese Variante ist praktisch, verzögert aber den Vollzug.

Mit der Beurkundung ist der Kaufvertrag geschlossen. Aber der Käufer ist noch nicht Eigentümer – dafür braucht es den Vollzug.

Phase 6: Vollzug und Fälligkeitsvoraussetzungen (4-12 Wochen)

Nach der Beurkundung beginnt die Vollzugsphase. Der Notar arbeitet die Fälligkeitsvoraussetzungen ab – jene Bedingungen, die erfüllt sein müssen, bevor der Käufer zahlen muß:

Auflassungsvormerkung: Der Notar beantragt beim Grundbuchamt die Eintragung einer Vormerkung zugunsten des Käufers. Diese Vormerkung sichert den Anspruch des Käufers auf Eigentumsübertragung und schützt ihn vor zwischenzeitlichen Verfügungen des Verkäufers. Die Eintragung dauert je nach Grundbuchamt zwischen einer Woche und mehreren Wochen.

Vorkaufsrechtsverzicht: Bei vielen Immobilien steht der Gemeinde ein gesetzliches Vorkaufsrecht zu. Der Notar beantragt eine Erklärung der Gemeinde, daß sie das Vorkaufsrecht nicht ausübt. Diese Erklärung dauert in der Regel zwei bis sechs Wochen.

Löschungsunterlagen: Wenn Grundpfandrechte des Verkäufers abzulösen sind, holt der Notar die erforderlichen Löschungsbewilligungen und Treuhandaufträge von den Gläubigerbanken ein.

Sonstige Genehmigungen: Je nach Objekt können weitere Genehmigungen erforderlich sein – etwa eine Genehmigung nach der Grundstücksverkehrsordnung bei land- oder forstwirtschaftlichen Flächen.

Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, erteilt der Notar die Fälligkeitsmitteilung. Erst jetzt muß der Käufer zahlen.

Phase 7: Kaufpreiszahlung (wenige Tage)

Mit der Fälligkeitsmitteilung beginnt die Zahlungsfrist – typischerweise zwei Wochen. Der Käufer überweist den Kaufpreis gemäß den Anweisungen im Vertrag, in der Regel direkt an den Verkäufer und dessen Gläubiger.

Internationale Überweisungen brauchen Zeit. Der Käufer sollte seine Bank frühzeitig informieren und alle erforderlichen Compliance-Dokumente bereithalten. Eine verspätete Zahlung kann Verzugszinsen auslösen und im Extremfall zum Rücktritt des Verkäufers berechtigen.

Phase 8: Eigentumsumschreibung (4-8 Wochen)

Nach Eingang des Kaufpreises bestätigt der Verkäufer den Erhalt, und der Notar beantragt die Eigentumsumschreibung im Grundbuch. Das Grundbuchamt prüft den Antrag und nimmt die Umschreibung vor.

Diese letzte Phase ist weitgehend passiv für die Parteien – der Notar überwacht den Fortschritt und informiert, wenn die Umschreibung vollzogen ist. Mit der Eintragung im Grundbuch ist der Käufer Eigentümer.

Der realistische Zeitrahmen

Für eine typische Transaktion – einzelnes Mietobjekt, keine besonderen Komplikationen – sollten vom LOI bis zur Eigentumsumschreibung etwa drei bis vier Monate eingeplant werden:

• LOI und Exklusivität: 1-2 Wochen
• Due Diligence: 4-6 Wochen
• Vertragsverhandlung und Beurkundung: 2-4 Wochen
• Vollzug bis Fälligkeit: 4-8 Wochen
• Zahlung und Umschreibung: 4-8 Wochen

Bei komplexeren Transaktionen – Portfolios, Share Deals, notwendige behördliche Genehmigungen – kann sich dieser Zeitrahmen auf sechs Monate oder mehr ausdehnen.

Wo Verzögerungen entstehen

Erfahrungsgemäß entstehen Verzögerungen an vorhersehbaren Stellen:

Grundbuchamt: Die Bearbeitungszeiten der Grundbuchämter variieren stark. In manchen Bezirken dauert eine Vormerkungseintragung eine Woche, in anderen sechs Wochen. Der Notar kennt die lokalen Verhältnisse und kann die Zeitplanung entsprechend anpassen.

Finanzierung: Wenn die Finanzierung nicht frühzeitig geklärt ist, kann die Wartezeit auf die Darlehenszusage den gesamten Zeitplan verschieben. Deutsche Banken sind gründlich – das ist Teil ihrer Qualität, kostet aber Zeit.

Internationale Vollmachten: Vollmachten, die im Ausland errichtet werden, müssen oft mit einer Apostille versehen oder legalisiert werden. Dieser Prozeß kann Wochen dauern, wenn er nicht frühzeitig eingeleitet wird.

Steuerliche Strukturierung: Wenn die Steuerstruktur noch nicht feststeht, können Verzögerungen entstehen, die den gesamten Deal gefährden. Die steuerliche Beratung sollte vor dem LOI abgeschlossen sein, nicht danach.

Die Rolle des Notars im Prozeß

Der Notar ist nicht nur für die Beurkundung zuständig, sondern begleitet den gesamten Prozeß. Er kann bereits in der Strukturierungsphase beraten, den Vertragsentwurf erstellen, die Verhandlung moderieren, die Beurkundung durchführen und den Vollzug überwachen.

Für internationale Investoren empfiehlt es sich, den Notar frühzeitig einzubinden – nicht erst, wenn der Vertrag unterschriftsreif ist. Ein erfahrener Notar kennt die typischen Fallstricke, kann realistische Zeitpläne aufstellen und koordiniert die verschiedenen Beteiligten.

Ein Wort zum Schluß

Der deutsche Immobilienerwerb ist kein Sprint, sondern ein Marathonlauf mit klaren Etappen. Wer die Strecke kennt, kann sein Tempo einteilen und sicher ans Ziel kommen. Die Formalitäten mögen aufwendig erscheinen, aber sie dienen einem Zweck: Am Ende steht eine wasserdichte Transaktion und ein unanfechtbares Eigentum.

Tobias Scheidacker
Notar in Berlin

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English Version

Orientation in Unfamiliar Territory

Anyone acquiring real estate in Germany for the first time enters unknown territory. The rules are different from other markets, the procedures follow their own logic, and the timeframes required regularly surprise newcomers. This article offers a practical roadmap—from the initial idea to registration as owner in the land register.

The good news first: The process is well-designed and proven. Those who know the stations can plan realistically and avoid unpleasant surprises. The less good news: It takes longer than you think. But this time is well invested.

Phase 1: Orientation and Property Search (Weeks to Months)

Before a specific property even comes into play, international investors should clarify their fundamentals:

Structure question: Do you want to buy directly as a natural person? Through an existing foreign company? Through a newly founded German GmbH? The answer to this question has far-reaching tax and liability consequences and should be clarified with a tax advisor before concrete negotiations begin.

Financing question: Are you planning financing through a German bank? Then you should make early contact and clarify basic financiability. German banks have their own documentation and creditworthiness requirements that take time to fulfill.

Market sounding: The German real estate market varies greatly by region. Berlin is not Munich is not Hamburg. Price structures, yield expectations, and market cycles vary considerably. A sound market assessment—whether through your own research, brokers, or advisors—is the foundation of every investment decision.

The property search itself can take weeks or months, depending on requirements and market conditions. Off-market deals brokered through networks require time to build relationships. Public marketing processes have their own timelines.

Phase 2: Letter of Intent and Exclusivity (1-2 Weeks)

Once an interesting property is found, the approach phase begins. Typically, it starts with a Letter of Intent (LOI) or term sheet recording the essential parameters:

• Purchase object (land, building, possibly company shares)
• Indicative purchase price expectation
• Planned structure (asset deal or share deal)
• Timeline for due diligence and contract conclusion
• Exclusivity agreement

The LOI in Germany is typically not binding regarding the property acquisition itself—for formal reasons, it cannot be. But it creates a common working basis and signals serious interest.

The exclusivity agreement is the more important element: the seller commits not to negotiate with other interested parties for a specified period—typically four to eight weeks. The buyer needs this time for due diligence.

Phase 3: Due Diligence (3-6 Weeks)

Due diligence is the heart of the acquisition process. Here, the buyer obtains a complete picture of the property and its risks. The examination typically comprises:

Legal due diligence: Land register examination, analysis of lease agreements, review of easements and building encumbrances, verification of public law permits, corporate law review (for share deals).

Technical due diligence: Building condition, maintenance backlog, energy efficiency, environmental risks (contamination), fire protection.

Economic due diligence: Tenant list and rental income, vacancy and rental potential, operating costs, property management contracts.

Tax due diligence: Real estate transfer tax, ongoing taxation, structure optimization.

The seller provides a data room for this purpose—today usually virtual—where all relevant documents can be viewed. The buyer engages specialists for the respective review areas and coordinates their work.

At the end of due diligence, a clear picture emerges: What risks exist? Which are acceptable? Which must be addressed contractually? Which lead to purchase price adjustment?

Phase 4: Contract Negotiation (2-4 Weeks)

Parallel to or following due diligence, contract negotiation begins. The notary prepares a contract draft reflecting the parties' agreement. This draft is negotiated and revised between the parties—often with involvement of their respective lawyers.

Negotiation points in a German real estate purchase differ from those in common law transactions. Typical topics include:

• Purchase price maturity and payment modalities
• Warranty provisions and liability exclusions
• Treatment of lease relationships and ongoing contracts
• Handover provisions and effective date
• Special seller assurances (if agreed)
• Withdrawal rights and their prerequisites

The notary moderates this process, explains the legal consequences of various design options, and ensures balanced contract design. For complex transactions, multiple negotiation rounds may be required.

Phase 5: Notarization (1 Day)

Notarization is the transaction's formal highlight. All parties—or their authorized representatives—gather at the notary's office. The notary reads aloud the entire contract, explains complex passages, answers final questions, and receives signatures.

This appointment takes between one and several hours depending on complexity. It requires physical presence of the parties or their representatives—signing by email or fax is not possible.

For international investors who cannot appear personally, two alternatives exist:

Power of attorney: A notarially certified or authenticated power of attorney authorizes a representative to sign the contract on the buyer's behalf. The power of attorney must be available before the notarization appointment and reviewed by the notary.

Approval reservation: The contract is notarized without the buyer's participation, but subject to the condition that the buyer subsequently approves it. This approval must be notarially certified. This variant is practical but delays execution.

With notarization, the purchase contract is concluded. But the buyer is not yet owner—that requires execution.

Phase 6: Execution and Payment Prerequisites (4-12 Weeks)

After notarization, the execution phase begins. The notary works through the payment prerequisites—those conditions that must be met before the buyer must pay:

Priority notice of conveyance: The notary applies to the land registry for registration of a notice in favor of the buyer. This notice secures the buyer's claim to ownership transfer and protects against interim dispositions by the seller. Registration takes between one week and several weeks depending on the land registry.

Waiver of right of first refusal: For many properties, the municipality has a statutory right of first refusal. The notary applies for a statement from the municipality that it will not exercise the right of first refusal. This statement typically takes two to six weeks.

Deletion documents: If the seller's mortgages are to be redeemed, the notary obtains the required deletion consents and escrow instructions from the creditor banks.

Other approvals: Depending on the property, further approvals may be required—such as approval under the Land Transaction Ordinance for agricultural or forestry land.

When all prerequisites are met, the notary issues the payment notice. Only now must the buyer pay.

Phase 7: Purchase Price Payment (Few Days)

With the payment notice, the payment period begins—typically two weeks. The buyer transfers the purchase price according to the contract's instructions, usually directly to the seller and its creditors.

International transfers take time. The buyer should inform the bank early and have all required compliance documents ready. Late payment can trigger default interest and in extreme cases entitle the seller to withdraw.

Phase 8: Ownership Registration (4-8 Weeks)

After receipt of the purchase price, the seller confirms receipt, and the notary applies for ownership registration in the land register. The land registry reviews the application and effects the registration.

This final phase is largely passive for the parties—the notary monitors progress and informs when registration is complete. With entry in the land register, the buyer is owner.

The Realistic Timeframe

For a typical transaction—single rental property, no special complications—approximately three to four months should be planned from LOI to ownership registration:

• LOI and exclusivity: 1-2 weeks

• Due diligence: 4-6 weeks

• Contract negotiation and notarization: 2-4 weeks

• Execution to payment maturity: 4-8 weeks

• Payment and registration: 4-8 weeks

For more complex transactions—portfolios, share deals, required official approvals—this timeframe can extend to six months or more.

Where Delays Arise

Experience shows delays arise at predictable points:

Land registry: Processing times vary greatly between land registries. In some districts, a priority notice registration takes one week, in others six weeks. The notary knows local conditions and can adjust timing accordingly.

Financing: If financing is not clarified early, waiting for the loan commitment can shift the entire schedule. German banks are thorough—that is part of their quality, but it costs time.

International powers of attorney: Powers of attorney executed abroad often must be apostilled or legalized. This process can take weeks if not initiated early.

Tax structuring: If the tax structure is not yet fixed, delays can arise that endanger the entire deal. Tax advice should be completed before the LOI, not after.

The Notary's Role in the Process

The notary is responsible not only for notarization but accompanies the entire process. The notary can advise already in the structuring phase, prepare the contract draft, moderate negotiations, conduct notarization, and monitor execution.

For international investors, early engagement of the notary is recommended—not only when the contract is ready for signature. An experienced notary knows the typical pitfalls, can establish realistic timelines, and coordinates the various participants.

A Final Word

German real estate acquisition is not a sprint but a marathon with clear stages. Those who know the course can pace themselves and arrive safely at the finish. The formalities may seem elaborate, but they serve a purpose: At the end stands a watertight transaction and unassailable ownership.

Tobias Scheidacker
Notar in Berlin

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