So funktioniert der Immobilienkauf in Deutschland

Dieser Artikel enthält im Anschluß an die deutsche Fassung eine englische Übersetzung. / This article includes an English translation following the German version.

Ein System mit eigener Logik

Das deutsche Immobilienrecht unterscheidet sich grundlegend von den Systemen, die in den meisten angelsächsischen oder auch romanischen Rechtsordnungen gelten. Es gibt kein Closing im amerikanischen Sinne, keinen Solicitor wie in England, und der Notar hat eine Funktion, die mit der eines Notary Public in den USA nichts gemein hat. Die Unterschiede liegen nicht nur im Verfahren, sondern im Grundverständnis: In Deutschland wird der Eigentumserwerb an Grundstücken durch das Grundbuch abgesichert, ein staatlich geführtes Register mit öffentlichem Glauben. Das bedeutet, daß sich jeder auf die Richtigkeit der Eintragungen verlassen darf – ein Schutzniveau, das in dieser Form international keineswegs selbstverständlich ist.

In meiner Praxis begleite ich regelmäßig internationale Investoren durch diesen Prozeß. Die Fragen, die dabei auftauchen, ähneln sich, und deshalb fasse ich hier zusammen, was ich meinen Mandanten typischerweise erkläre, wenn sie erstmals in den deutschen Markt einsteigen. Der Ablauf selbst ist klar strukturiert und hat sich über Jahrzehnte bewährt. Was dabei unterschätzt wird, ist der Zeitbedarf. Vom ersten ernsthaften Schritt bis zur Eintragung im Grundbuch vergehen bei einer normalen Transaktion drei bis vier Monate. Bei komplexeren Strukturen – etwa Portfoliotransaktionen oder Share Deals – entsprechend mehr. Wer das von Anfang an einkalkuliert, gewinnt Planungssicherheit.

Die Erwerbsstruktur als Weichenstellung

Noch bevor ein konkretes Objekt in Betracht kommt, muß die Erwerbsstruktur feststehen. Diese Frage ist keine Formalität, sondern eine der folgenreichsten Entscheidungen im gesamten Transaktionsprozeß. Kauft der Investor als natürliche Person? Über eine bestehende ausländische Gesellschaft? Über eine neu zu gründende deutsche GmbH? Oder über eine Kombination, etwa eine luxemburgische Holdinggesellschaft mit deutscher Tochter?

Die Entscheidung hat steuerliche und haftungsrechtliche Konsequenzen, die sich später nur mit erheblichem Aufwand – und häufig unter Auslösung erneuter Grunderwerbsteuer – korrigieren lassen. Bei einem Erwerb durch eine natürliche Person fällt keine Gewerbesteuer an, dafür unterliegen Veräußerungsgewinne innerhalb der zehnjährigen Spekulationsfrist der Einkommensteuer. Bei einer GmbH verhält es sich anders: Die laufenden Mieteinnahmen unterliegen der Körperschaft- und Gewerbesteuer, dafür kann die Veräußerung der Gesellschaftsanteile unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich günstiger gestaltet werden. Diese Abwägungen hängen von der individuellen Situation ab und müssen vor dem Beginn konkreter Verhandlungen mit einem Steuerberater geklärt sein.

Ebenso früh sollte die Finanzierung angestoßen werden. Wer über eine deutsche Bank finanzieren möchte, wird feststellen, daß die Anforderungen an Dokumentation und Bonität eigenen Regeln folgen. Deutsche Banken verlangen in der Regel eine detaillierte Aufstellung der wirtschaftlichen Verhältnisse, Nachweise über die Herkunft der Eigenmittel – inzwischen ein fester Bestandteil der Geldwäscheprüfung – und eine Bewertung der Immobilie nach ihren eigenen Maßstäben, die nicht selten unterhalb des Kaufpreises liegt. Die Beleihungsgrenze liegt typischerweise bei 60 bis 70 Prozent des von der Bank ermittelten Beleihungswerts. Die Bearbeitung eines solchen Finanzierungsantrags dauert erfahrungsgemäß vier bis acht Wochen, bei ausländischen Kreditnehmern ohne bestehende Bankverbindung in Deutschland auch länger.

Der Markt selbst will ebenfalls verstanden sein. Die Preisstrukturen und Renditeerwartungen in Berlin haben wenig mit denen in München, Hamburg oder Frankfurt gemein. Berlin bietet historisch niedrigere Einstiegspreise bei vergleichsweise dynamischer Mietentwicklung, während München ein höheres Preisniveau bei entsprechend niedrigeren Anfangsrenditen aufweist. Ohne eine fundierte Einschätzung des jeweiligen Teilmarkts – idealerweise unter Hinzuziehung eines ortskundigen Maklers oder Beraters – läßt sich keine vernünftige Investitionsentscheidung treffen.

Die Objektsuche selbst dauert je nach Anspruch und Marktlage Wochen oder Monate. Off-Market-Deals erfordern Netzwerke und Vertrauen, beides braucht Zeit. Öffentlich vermarktete Objekte folgen ihrem eigenen Rhythmus, und bei begehrten Lagen ist mit Bieterwettbewerben zu rechnen.

Absichtserklärung und Exklusivität

Ist ein Objekt gefunden, steht am Anfang meist ein Letter of Intent oder ein Term Sheet. Darin halten die Parteien fest, worüber sie verhandeln wollen: den Kaufgegenstand, eine ungefähre Preisvorstellung, die geplante Transaktionsstruktur, einen Zeitrahmen für die Prüfung und – ganz wesentlich – eine Exklusivitätsvereinbarung.

Zum LOI muß man eines verstehen: Er ist hinsichtlich des Grundstückserwerbs aus Formgründen nicht bindend und kann es auch gar nicht sein. Das deutsche Recht verlangt für Verträge über den Erwerb von Grundstücken die notarielle Beurkundung, § 311b Abs. 1 BGB. Ein bloß schriftlich unterzeichneter LOI kann diese Form nicht erfüllen, und darin liegt auch sein Sinn – er soll gerade keine Bindung an den Grundstückskauf erzeugen, sondern den Rahmen für die weiteren Verhandlungen abstecken. Gleichwohl können einzelne Regelungen des LOI durchaus verbindlich sein, namentlich die Vertraulichkeitsvereinbarung, die Kostentragungsregelung und die Exklusivitätszusage.

Die Exklusivität ist das operative Kernstück dieser Phase. Der Verkäufer verpflichtet sich, für einen Zeitraum von üblicherweise vier bis acht Wochen nicht parallel mit anderen Interessenten zu verhandeln. Ohne diese Absicherung wäre der Aufwand einer Due Diligence wirtschaftlich kaum zu rechtfertigen, denn die Kosten für Rechtsanwälte, Steuerberater und technische Gutachter summieren sich rasch auf fünfstellige Beträge.

Die Prüfung der Immobilie

Die Due Diligence ist der aufwendigste Abschnitt des gesamten Prozesses. In dieser Phase durchleuchten die Berater des Käufers die Immobilie aus mehreren Perspektiven, und die Tiefe dieser Prüfung hängt von der Art und Größe des Objekts ab.

Auf der rechtlichen Seite steht zunächst die Grundbuchsituation: Wem gehört das Grundstück, welche Belastungen sind eingetragen – Grundschulden, Hypotheken, Dienstbarkeiten, Reallasten, Vorkaufsrechte? Bestehen Baulasten, die im Baulastenverzeichnis der Baubehörde geführt werden und aus dem Grundbuch nicht ersichtlich sind? Gibt es Altlasten, die im Altlastenkataster verzeichnet sind? Wie ist der bauplanungsrechtliche Rahmen – Bebauungsplan, Flächennutzungsplan, etwaige Veränderungssperren? Bei vermieteten Objekten bilden die Mietverträge einen eigenen Prüfungsschwerpunkt: Laufzeiten, Kündigungsfristen, Mietanpassungsklauseln, Instandhaltungspflichten, die Frage, ob das Mietverhältnis dem Wohn- oder dem Gewerberaummietrecht unterliegt. Bei Share Deals – also dem Erwerb von Gesellschaftsanteilen statt der Immobilie selbst – kommt die gesellschaftsrechtliche Prüfung hinzu: Gesellschaftsvertrag, Gesellschafterstruktur, etwaige Stimmbindungsvereinbarungen, Verbindlichkeiten der Gesellschaft.

Parallel dazu wird der technische Zustand begutachtet. Ein Sachverständiger beurteilt den Instandhaltungsrückstau, den energetischen Zustand, die Haustechnik, den Brandschutz und etwaige Schadstoffbelastungen. In Deutschland kommt dem Energieausweis eine zunehmende Bedeutung zu, nicht nur als Pflichtdokument, sondern auch als Indikator für künftigen Investitionsbedarf – Stichwort EU-Gebäuderichtlinie und die absehbare Verschärfung der energetischen Anforderungen.

Die wirtschaftliche Seite der Prüfung umfaßt die Mieterliste, die tatsächlich erzielten Einnahmen (im Unterschied zu den vertraglich vereinbarten Mieten), den Leerstand, die Betriebskosten und deren Umlagefähigkeit, die laufenden Bewirtschaftungsverträge – Hausverwaltung, Facility Management, Versicherungen – sowie die historische Ertragsentwicklung.

Der Verkäufer stellt für diese Prüfung einen virtuellen Datenraum bereit, in dem die relevanten Unterlagen einsehbar sind. Die Qualität dieses Datenraums variiert erheblich. Bei professionellen Verkäufern ist die Dokumentation strukturiert und vollständig; in anderen Fällen müssen Unterlagen nachgefordert werden, was den Prozeß verlängert. Am Ende der Due Diligence steht eine Einschätzung: Welche Risiken sind tragbar? Welche müssen vertraglich abgesichert werden? Gibt es Befunde, die eine Kaufpreisanpassung rechtfertigen – oder die vom Kauf abraten lassen?

Für diese Phase sollten drei bis sechs Wochen eingeplant werden, bei größeren Portfolios entsprechend mehr.

Die Vertragsgestaltung

Parallel zur Due Diligence oder im Anschluß daran beginnt die eigentliche Vertragsgestaltung. Hier zeigt sich ein wesentlicher Unterschied zum angelsächsischen System: In Deutschland erstellt der Notar den Vertragsentwurf. Er ist gesetzlich zur Neutralität verpflichtet und berät beide Seiten. Die Anwälte der Parteien kommentieren und verhandeln den Entwurf, aber die Federführung liegt beim Notar. Dieses System hat den Vorteil, daß nicht zwei konkurrierende Vertragsentwürfe gegeneinander verhandelt werden müssen, sondern ein einziger Text als gemeinsame Arbeitsgrundlage dient.

Verhandelt wird vor allem über die Fälligkeit und Zahlungsmodalitäten des Kaufpreises – einschließlich der Frage, ob ein Notaranderkonto eingeschaltet wird, was bei internationalen Transaktionen häufiger vorkommt als im rein inländischen Geschäft. Weitere Verhandlungspunkte sind die Gewährleistungsregelungen und Haftungsbegrenzungen, der Umgang mit bestehenden Mietverhältnissen und deren Übergang auf den Käufer gemäß § 566 BGB, der Zeitpunkt und die Modalitäten der Übergabe, besondere Zusicherungen des Verkäufers etwa zum Zustand der Immobilie oder zur Vollständigkeit der im Datenraum bereitgestellten Unterlagen, und die Frage, unter welchen Voraussetzungen ein Rücktritt möglich sein soll.

Als Notar erläutere ich den Parteien die rechtlichen Konsequenzen der verschiedenen Gestaltungsvarianten und achte darauf, daß der Vertrag beide Seiten angemessen berücksichtigt. Je nach Komplexität sind zwei bis vier Wochen und mehrere Verhandlungsrunden einzuplanen.

Der Beurkundungstermin

Die Beurkundung ist der formelle Abschluß der Verhandlungsphase und zugleich der Moment, in dem der Vertrag rechtliche Wirksamkeit erlangt. Die Parteien – oder deren bevollmächtigte Vertreter – versammeln sich in meiner Kanzlei. Ich verlese den gesamten Vertrag von der ersten bis zur letzten Zeile. Das ist gesetzlich vorgeschrieben und dient dem Übereilungsschutz: Beide Seiten sollen den vollständigen Vertragsinhalt nochmals hören und verstehen, bevor sie unterschreiben. Ich erläutere dabei die einzelnen Regelungen und beantworte offene Fragen. Bei internationalen Mandanten, die kein Deutsch sprechen, muß ein vereidigter Dolmetscher hinzugezogen werden, der den Beurkundungsvorgang in die Sprache des Mandanten überträgt.

Die physische Anwesenheit bei der Beurkundung ist zwingend. Eine Unterzeichnung per E-Mail, Fax oder Videokonferenz genügt nicht. Für internationale Investoren, die nicht persönlich anreisen können, gibt es zwei bewährte Wege: Entweder erteilt der Käufer vorab eine notariell beglaubigte oder beurkundete Vollmacht, die einen Vertreter – häufig einen Mitarbeiter der beauftragten Anwaltskanzlei – zur Unterschrift ermächtigt. Oder der Vertrag wird zunächst ohne den Käufer beurkundet, unter dem Vorbehalt seiner nachträglichen Genehmigung. Diese Genehmigung muß ebenfalls notariell beglaubigt werden, was bei im Ausland ansässigen Käufern die Mitwirkung eines dortigen Notars oder einer diplomatischen Vertretung erfordert. Beide Varianten sind in der Praxis erprobt; die zweite verzögert allerdings den Vollzug um die Dauer, die für die Einholung der Genehmigung erforderlich ist.

Mit der Beurkundung ist der Kaufvertrag wirksam. Eigentümer ist der Käufer damit allerdings noch nicht – denn im deutschen Recht gehen Verpflichtungsgeschäft und Verfügungsgeschäft getrennte Wege. Die Eigentumsübertragung erfordert die Auflassung und die Eintragung im Grundbuch.

Vom Vertrag zum Eigentum

Nach der Beurkundung beginnt die Phase, in der ich als Notar die sogenannten Fälligkeitsvoraussetzungen abarbeite – jene Bedingungen, die erfüllt sein müssen, bevor der Käufer den Kaufpreis zahlen muß. Dieses System dient dem Schutz des Käufers: Er soll nicht zahlen, bevor sichergestellt ist, daß er das Eigentum auch tatsächlich erhalten wird.

An erster Stelle steht die Auflassungsvormerkung. Ich beantrage beim Grundbuchamt die Eintragung einer Vormerkung zugunsten des Käufers im Grundbuch. Sie sichert dessen Anspruch auf die Eigentumsübertragung und schützt vor Zwischenverfügungen des Verkäufers – etwa einer Weiterveräußerung an einen Dritten oder einer nachträglichen Belastung des Grundstücks. Die Vormerkung ist ein ausgesprochen wirksames Sicherungsinstrument des deutschen Rechts, vergleichbar vielleicht am ehesten mit einer Lis Pendens im amerikanischen Recht, aber mit erheblich stärkerer Wirkung. Wie lange die Eintragung dauert, hängt vom jeweiligen Grundbuchamt ab – zwischen einer und mehreren Wochen ist alles möglich, in Berlin derzeit eher am oberen Ende dieser Spanne.

Daneben ist bei den meisten Immobilien das gemeindliche Vorkaufsrecht zu beachten. Nach den Vorschriften des Baugesetzbuchs steht Gemeinden in bestimmten Gebieten ein gesetzliches Vorkaufsrecht zu. Ich beantrage die Erklärung der Gemeinde, daß sie auf die Ausübung verzichtet. Das dauert erfahrungsgemäß zwei bis sechs Wochen. In Berlin wird das Vorkaufsrecht in einzelnen Bezirken besonders aufmerksam geprüft, insbesondere bei Objekten in sogenannten Milieuschutzgebieten.

Wenn auf dem Grundstück noch Grundpfandrechte des Verkäufers lasten, hole ich die Löschungsbewilligungen und Treuhandaufträge von den Gläubigerbanken ein. Diese Banken löschen ihre Grundschulden erst Zug um Zug gegen Zahlung des Ablösebetrags, was im Vertrag entsprechend geregelt wird. Je nach Objekt können weitere Genehmigungen hinzukommen, etwa nach der Grundstücksverkehrsordnung bei landwirtschaftlichen Flächen oder familiengerichtliche Genehmigungen, wenn Minderjährige beteiligt sind.

Sind alle Voraussetzungen erfüllt, erteile ich die Fälligkeitsmitteilung. Erst dann muß gezahlt werden.

Kaufpreiszahlung und Eigentumsumschreibung

Ab der Fälligkeitsmitteilung läuft eine Zahlungsfrist von üblicherweise zwei Wochen. Der Käufer überweist den Kaufpreis nach den Anweisungen im Vertrag – in aller Regel direkt an den Verkäufer und, soweit Ablösungen bestehender Grundpfandrechte erforderlich sind, anteilig an dessen Gläubigerbanken. Bei internationalen Überweisungen empfehle ich, die Bank frühzeitig zu informieren und alle Compliance-Unterlagen bereitzuhalten. Grenzüberschreitende Zahlungen in dieser Größenordnung durchlaufen in aller Regel bankinterne Geldwäscheprüfungen, die mehrere Bankarbeitstage in Anspruch nehmen können. Verspätete Zahlungen lösen Verzugszinsen aus – der gesetzliche Verzugszinssatz für Grundstückskaufverträge liegt fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz – und können dem Verkäufer im Extremfall ein Rücktrittsrecht geben.

Nachdem der Kaufpreis vollständig eingegangen ist und der Verkäufer den Erhalt bestätigt hat, beantrage ich die Eigentumsumschreibung im Grundbuch. Das Grundbuchamt prüft den Antrag und nimmt die Umschreibung vor. In dieser Phase prüft auch das Finanzamt, ob die Grunderwerbsteuer entrichtet wurde, und erteilt die sogenannte Unbedenklichkeitsbescheinigung – ohne diese Bescheinigung nimmt das Grundbuchamt die Umschreibung nicht vor. Die Grunderwerbsteuer beträgt je nach Bundesland zwischen 3,5 und 6,5 Prozent des Kaufpreises, in Berlin derzeit 6 Prozent. Die Umschreibung selbst nimmt vier bis acht Wochen in Anspruch. Für die Parteien ist diese Phase weitgehend passiv. Ich überwache den Fortgang und informiere, sobald die Eintragung vollzogen ist. Damit ist der Käufer Eigentümer.

Zeitrahmen und typische Engpässe

Eine normale Transaktion – ein einzelnes Mietobjekt ohne besondere Komplikationen – braucht vom LOI bis zur Grundbucheintragung etwa drei bis vier Monate. Im einzelnen: LOI und Exklusivität ein bis zwei Wochen, Due Diligence vier bis sechs Wochen, Vertragsverhandlung und Beurkundung zwei bis vier Wochen, Vollzug bis zur Fälligkeit vier bis acht Wochen, Zahlung und Umschreibung nochmals vier bis acht Wochen. Bei Portfoliotransaktionen, Share Deals oder Fällen, in denen behördliche Genehmigungen einzuholen sind, kann sich der Zeitrahmen auf sechs Monate und mehr ausdehnen.

Die Bearbeitungszeiten der Grundbuchämter schwanken erheblich – zwischen einer Woche und sechs Wochen für eine Vormerkungseintragung, je nach Bezirk und je nach Arbeitsbelastung des jeweiligen Amts. Ich kenne die lokalen Gegebenheiten und berücksichtige sie bei der Zeitplanung.

Ein Engpaß, der sich zuverlässig vermeiden ließe, betrifft die Finanzierung. Deutsche Banken prüfen gründlich, und das gehört zu ihrer Arbeitsweise. Wenn aber die Darlehenszusage auf sich warten läßt, weil der Finanzierungsantrag erst nach Unterzeichnung des LOI gestellt wurde, verschiebt sich der gesamte Ablauf. Der richtige Zeitpunkt für das erste Bankgespräch ist vor dem LOI, nicht danach.

Unterschätzt wird regelmäßig auch der Aufwand für internationale Vollmachten. Je nach Herkunftsland müssen sie apostilliert oder legalisiert und gegebenenfalls mit einer beglaubigten Übersetzung versehen werden. Die Apostille nach dem Haager Übereinkommen ist dabei der einfachere Weg; bei Staaten, die dem Übereinkommen nicht beigetreten sind, ist eine konsularische Legalisation erforderlich, die erfahrungsgemäß deutlich länger dauert.

Besonders sensibel ist die steuerliche Strukturierung. Wenn zum Zeitpunkt des LOI noch nicht feststeht, über welche Struktur investiert wird, gerät der gesamte Prozeß ins Stocken – denn der Vertragsentwurf kann erst erstellt werden, wenn die Vertragsparteien feststehen. Die steuerliche Beratung muß vor dem LOI abgeschlossen sein, nicht währenddessen und nicht danach.

Wann der Notar hinzugezogen werden sollte

In meiner Praxis erlebe ich es regelmäßig, daß der Notar erst kontaktiert wird, wenn die Verhandlungen bereits weit fortgeschritten sind und ein Vertragsentwurf kurzfristig benötigt wird. Das funktioniert, aber es funktioniert besser, wenn der Notar früher eingebunden wird – bereits in der Strukturierungsphase. Er kann den Vertragsentwurf parallel zur Due Diligence vorbereiten, die Verhandlung begleiten, die Beurkundung durchführen und den gesamten Vollzug bis zur Eigentumsumschreibung überwachen. Eine frühe Einbindung vermeidet Reibungsverluste, die sich aus der nachträglichen Anpassung bereits verhandelter Eckpunkte an die notarielle Vertragstechnik ergeben.

Das Grundbuch als Ergebnis

Der Erwerb einer Immobilie in Deutschland braucht Geduld und Vorbereitung. Die Formalitäten sind nicht Selbstzweck – sie sichern das Ergebnis ab. Am Ende steht ein Eigentum, das im Grundbuch eingetragen ist und damit den Schutz des öffentlichen Glaubens genießt. Gutgläubiger Erwerb Dritter zu Lasten des eingetragenen Eigentümers ist ausgeschlossen, soweit der Eintragung keine Unrichtigkeit zugrunde liegt. Diese Rechtssicherheit ist das Ergebnis eines Verfahrens, das Geduld erfordert – aber eben auch eines, auf das man sich verlassen kann.

Tobias Scheidacker
Notar in Berlin

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English Version

A System with Its Own Logic

Buying real estate in Germany for the first time means entering a legal system that operates under fundamentally different principles from those familiar to investors from common law or most civil law jurisdictions. There is no closing in the American sense, no solicitor as in England, and the German notary bears no resemblance to a Notary Public in the United States. The differences are not merely procedural; they go to the core of how property rights are established and protected. In Germany, real property ownership is secured through the land register (Grundbuch), a state-maintained register that carries public faith. This means that anyone may rely on the accuracy of its entries—a level of legal protection that is by no means universal.

In my practice, I regularly guide international investors through this process. The questions that arise tend to follow familiar patterns, and this article summarizes what I typically explain to clients entering the German market for the first time. The process itself is well-established and has proven reliable over decades. What tends to be underestimated is the time it requires. For a straightforward transaction, three to four months from the first serious step to registration in the land register is a realistic expectation. For more complex structures—portfolio transactions or share deals—correspondingly longer. Factoring that in from the start provides planning certainty.

The Acquisition Structure as a Pivotal Decision

Before a specific property even enters the picture, the acquisition structure must be settled. This is not a formality but one of the most consequential decisions in the entire transaction. Will the investor buy as a natural person? Through an existing foreign entity? Through a newly established German GmbH? Or through a combination, such as a Luxembourg holding with a German subsidiary?

This decision carries significant tax and liability implications that are difficult to reverse later—and frequently trigger renewed real estate transfer tax if restructured after the fact. When a natural person acquires property, there is no trade tax liability, but capital gains from a sale within the ten-year speculation period are subject to income tax. A GmbH faces corporate income tax and trade tax on rental income, but the sale of company shares can, under certain conditions, be structured more favorably. These trade-offs depend on individual circumstances and must be resolved with a tax advisor before concrete negotiations begin.

Financing should be addressed just as early. Those planning to use a German bank will find that documentation and creditworthiness requirements follow their own rules. German banks typically require detailed financial statements, evidence of the origin of equity—now a standard part of anti-money laundering compliance—and a property valuation according to their own criteria, which not infrequently comes in below the purchase price. Loan-to-value ratios typically range from 60 to 70 percent of the bank's assessed lending value. Processing a financing application takes four to eight weeks in practice, and longer for foreign borrowers without an existing German banking relationship.

The market itself also requires understanding. Price levels and yield expectations in Berlin bear little resemblance to those in Munich, Hamburg, or Frankfurt. Berlin historically offers lower entry prices with relatively dynamic rent development, while Munich features a higher price level with correspondingly lower initial yields. Without a sound grasp of the relevant submarket—ideally with the involvement of a knowledgeable local broker or advisor—no reasonable investment decision can be made.

The property search itself takes weeks or months depending on criteria and market conditions. Off-market transactions require networks and trust, both of which take time to build. Publicly marketed properties follow their own schedules, and in sought-after locations, competitive bidding processes are to be expected.

Letter of Intent and Exclusivity

Once a property is identified, the parties typically start with a Letter of Intent or term sheet. It records what they intend to negotiate: the purchase object, an approximate price indication, the planned transaction structure, a timeline for due diligence, and—crucially—an exclusivity arrangement.

One point about the LOI must be understood: it is not binding as to the property acquisition, nor can it be under German formal requirements. German law requires notarial authentication for contracts concerning the acquisition of real property, pursuant to Section 311b(1) of the German Civil Code. A merely signed LOI cannot satisfy this formal requirement, and that is by design—it is not meant to create a binding obligation to purchase, but rather to establish the framework for further negotiations. Individual provisions of the LOI can nevertheless be binding, in particular confidentiality undertakings, cost allocation arrangements, and the exclusivity commitment.

Exclusivity is the operative core of this phase. The seller agrees not to negotiate with other parties for a period of typically four to eight weeks. Without that assurance, the cost and effort of due diligence—where fees for lawyers, tax advisors, and technical experts quickly reach five-figure sums—would be economically difficult to justify.

Examining the Property

Due diligence is the most resource-intensive part of the entire process. During this phase, the buyer's advisors examine the property from multiple angles, with the depth of the review depending on the type and size of the asset.

On the legal side, the starting point is the land register: who owns the property, what encumbrances are registered—land charges, mortgages, easements, real burdens, pre-emption rights? Are there building encumbrances recorded in the building encumbrance register maintained by the building authority, which do not appear in the land register? Are there contamination entries in the contaminated sites register? What is the planning law framework—development plan, land use plan, any building freezes? For tenanted properties, the lease agreements form a separate focus of review: terms, notice periods, rent adjustment clauses, maintenance obligations, and whether the tenancy falls under residential or commercial lease law. In share deals—where company shares rather than the property itself are being acquired—corporate due diligence is added: articles of association, shareholder structure, any voting agreements, and company liabilities.

In parallel, the technical condition is assessed. A surveyor evaluates the maintenance backlog, energy performance, building services, fire safety, and any hazardous substance contamination. In Germany, the energy performance certificate carries growing significance—not only as a mandatory document but also as an indicator of future investment needs, given the EU Building Performance Directive and the anticipated tightening of energy requirements.

The commercial side of the review covers the rent roll, actual income achieved (as distinct from contractually agreed rents), vacancy levels, operating costs and their recoverability, existing property management contracts—property administration, facility management, insurance—and the historical earnings trajectory.

The seller provides a virtual data room containing the relevant documents. The quality of this data room varies considerably. Professional sellers present structured, complete documentation; in other cases, documents must be requested subsequently, which extends the process. At the conclusion of due diligence stands an assessment: which risks are acceptable, which require contractual protection, and whether any findings justify a price adjustment—or counsel against proceeding.

Three to six weeks should be allocated for this phase, with more time needed for larger portfolios.

Contract Drafting

Alongside or after due diligence, substantive contract work begins. Here a fundamental difference from the common law system becomes apparent: in Germany, the notary prepares the contract draft. The notary is required by law to be neutral and advises both sides. The parties' lawyers comment on and negotiate the draft, but the notary has the lead. This system has the advantage that two competing drafts do not need to be reconciled; instead, a single text serves as the shared working basis.

The negotiations focus primarily on payment terms and timing—including whether a notary escrow account will be used, which is more common in international transactions than in purely domestic ones. Further points of negotiation include warranty provisions and liability limitations, the treatment of existing lease agreements and their statutory transfer to the buyer under Section 566 of the German Civil Code, the timing and modalities of the handover, specific seller representations regarding the condition of the property or the completeness of the data room documentation, and the conditions under which either party may withdraw.

As notary, I explain the legal implications of the various drafting options and ensure that the contract terms are balanced. Depending on complexity, two to four weeks and several rounds of revisions should be expected.

The Notarization Appointment

Notarization is the formal conclusion of the negotiation phase and the moment at which the contract acquires legal effect. The parties—or their authorized representatives—convene at my office. I read the entire contract aloud, from the first line to the last. This is a statutory requirement and serves as protection against hasty decisions: both sides are to hear and understand the complete contractual content once more before signing. I explain individual provisions and answer remaining questions. For international clients who do not speak German, a sworn interpreter must be present to render the notarization proceedings in the client's language.

Physical presence at the notarization is mandatory. Signing by email, fax, or video conference does not satisfy the legal requirement. For international investors who cannot attend in person, there are two established solutions. The buyer can grant a notarially certified or authenticated power of attorney authorizing a representative—often an associate of the instructed law firm—to sign. Alternatively, the contract can be notarized without the buyer, subject to the buyer's subsequent approval, which must also be notarially certified. For buyers based abroad, this requires the involvement of a local notary or a diplomatic mission. Both approaches are well-tested in practice; the second one delays execution by the time needed to obtain the approval.

Once notarized, the purchase agreement is binding. Ownership, however, has not yet transferred—because under German law, the obligatory transaction (Verpflichtungsgeschäft) and the disposition (Verfügungsgeschäft) follow separate paths. The transfer of ownership requires the conveyance declaration (Auflassung) and registration in the land register.

From Contract to Ownership

After notarization, I work through what are known as the payment prerequisites—conditions that must be fulfilled before the buyer is obligated to pay. This system protects the buyer: payment should not be made until it is assured that ownership will in fact be transferred.

The first step is the priority notice of conveyance. I apply to the land registry for registration of a notice in the buyer's favor. It secures the buyer's claim to ownership and protects against interim dispositions by the seller—such as a subsequent sale to a third party or an additional encumbrance on the property. The priority notice is a remarkably effective security instrument under German law, perhaps most closely comparable to a lis pendens under American law, but with considerably stronger effect. Timing depends on the specific land registry—anywhere from one to several weeks, in Berlin currently tending toward the longer end of that range.

For most properties, a municipal right of first refusal must also be addressed. Under the provisions of the Federal Building Code, municipalities hold a statutory pre-emption right in certain designated areas. I request a statement from the municipality that it will not exercise this right. This typically takes two to six weeks. In Berlin, the pre-emption right receives particularly close scrutiny in certain districts, especially for properties in designated social preservation areas (Milieuschutzgebiete).

If the seller's mortgages need to be discharged, I obtain the necessary deletion consents and escrow instructions from the creditor banks. These banks will only release their land charges upon simultaneous receipt of the repayment amount, which is structured accordingly in the contract. Additional approvals may be required depending on the property—for example, under the Land Transaction Ordinance for agricultural land, or family court approvals where minors are involved.

Once all prerequisites are met, I issue the payment notice. Only then is payment due.

Purchase Price Payment and Ownership Registration

From the payment notice, the buyer typically has two weeks to transfer the purchase price as specified in the contract—usually directly to the seller and, where existing mortgages require discharge, proportionally to the seller's creditor banks. For international transfers, I recommend alerting the bank well in advance and preparing all compliance documentation. Cross-border payments of this magnitude routinely undergo internal anti-money laundering reviews that can take several business days. Late payment triggers default interest—the statutory default rate for real property purchase contracts is five percentage points above the base rate—and can, in extreme cases, give the seller a right to withdraw from the contract.

After the purchase price has been received in full and the seller has confirmed receipt, I apply for ownership registration in the land register. At this stage, the tax authority also verifies that real estate transfer tax has been paid and issues a tax clearance certificate (Unbedenklichkeitsbescheinigung)—without this certificate, the land registry will not process the transfer. Real estate transfer tax varies by federal state, ranging from 3.5 to 6.5 percent of the purchase price; in Berlin it currently stands at 6 percent. The registration itself takes four to eight weeks. This phase is largely passive for the parties. I monitor progress and notify them once registration is complete. With that entry, the buyer is the registered owner.

Timeframe and Typical Bottlenecks

A straightforward transaction—a single rental property without unusual complications—takes roughly three to four months from LOI to land register entry. Specifically: LOI and exclusivity one to two weeks, due diligence four to six weeks, contract negotiation and notarization two to four weeks, execution through to payment maturity four to eight weeks, payment and registration another four to eight weeks. Portfolio transactions, share deals, or cases requiring regulatory approvals can extend the timeframe to six months or longer.

Land registry processing times vary considerably—from one week to six weeks for a priority notice, depending on the district and the workload of the particular office. I know local conditions and factor them into the schedule.

A bottleneck that could reliably be avoided concerns financing. German banks are thorough, and that thoroughness is part of their value. But when the loan commitment is delayed because the financing application was submitted only after the LOI was signed, the entire timeline shifts. The right time for the first bank conversation is before the LOI, not after.

International powers of attorney are regularly underestimated. Depending on the country of origin, they need to be apostilled or legalized and, where applicable, accompanied by a certified translation. The apostille under the Hague Convention is the simpler route; for states that have not acceded to the Convention, consular legalization is required, which in practice takes considerably longer.

Tax structuring is particularly sensitive. If the investment structure has not been settled by the time the LOI is signed, the entire process stalls—because the contract draft cannot be prepared until the contracting parties have been identified. Tax advice must be completed before the LOI, not during and not after.

When to Involve the Notary

In my practice, it is a regular occurrence that the notary is first contacted when negotiations are already well advanced and a contract draft is needed at short notice. That works, but it works better when the notary is involved earlier—already during the structuring phase. The notary can prepare the contract draft in parallel with due diligence, accompany negotiations, conduct the notarization, and oversee execution through to ownership registration. Early involvement avoids friction losses that arise from having to adapt already-negotiated terms to the requirements of notarial contract technique.

The Land Register as the Result

Acquiring real estate in Germany requires patience and preparation. The formalities secure the result. At the end of the process stands ownership recorded in the land register, carrying the protection of public faith. Third-party good faith acquisition to the detriment of the registered owner is excluded, provided no inaccuracy underlies the entry. That legal certainty is the product of a process that requires patience—but also one that can be relied upon.

Tobias Scheidacker
Notary in Berlin