Dieser Artikel enthält im Anschluß an die deutsche Fassung eine englische Übersetzung. / This article includes an English translation following the German version.

Einleitung

Ein Käufer in New York, ein Verkäufer in Singapur, ein Termin in Berlin – und keiner kann persönlich erscheinen. Kein Problem. Dafür gibt es Vollmachten. Aber welche Vollmacht funktioniert? Muß sie notariell sein? Was passiert, wenn sie nicht rechtzeitig da ist? Und was, wenn gar keine Vollmacht vorliegt?

Diese Fragen höre ich regelmäßig. Die gute Nachricht: Es gibt mehr Flexibilität, als viele denken. Man muß nur wissen, was man tut.

Die Grundregel: Vollmacht ist formfrei

Zunächst die vielleicht überraschende Erkenntnis: Eine Vollmacht ist nach deutschem Recht grundsätzlich formfrei (§ 167 Abs. 2 BGB). Eine mündliche Vollmacht ist wirksam. Eine E-Mail reicht. Selbst ein Telefonat genügt.

Das bedeutet: Wenn jemand mit einer formlosen Vollmacht einen notariellen Kaufvertrag als Vertreter abschließt, ist dieser Vertrag wirksam. Die Vollmacht selbst braucht keine notarielle Form.

Das Problem: Der Grundbuchvollzug

Der Vertrag ist also wirksam – aber das Grundbuchamt macht nicht mit. Für die Eintragung im Grundbuch verlangt § 29 GBO, daß die Vollmacht in öffentlich beglaubigter Form vorliegt. Das Grundbuchamt prüft formal, und formale Prüfung heißt: Original, Unterschrift beglaubigt, bei ausländischen Dokumenten mit Apostille.

Die Lösung liegt in der zeitlichen Abfolge: Die korrekte Form muß nicht vor der Beurkundung hergestellt werden. Sie kann auch danach kommen.

Zwei Wege zum Ziel

Weg 1: Vollmacht vorab

Der klassische Weg. Der Vollmachtgeber geht vor der Beurkundung zu einem Notar – in Deutschland oder im Ausland – und erteilt eine formgerechte Vollmacht. Diese wird mir zugeschickt. Beim Beurkundungstermin erscheint der Bevollmächtigte mit der Vollmacht und unterschreibt für den Vollmachtgeber.

Vorteil: Nach der Beurkundung kann ich den Vertrag sofort abwickeln. Ich beantrage die Auflassungsvormerkung, hole die Löschungsunterlagen, kümmere mich um den Grundbuchvollzug.

Weg 2: Nachgenehmigung

Der flexible Weg. Bei der Beurkundung liegt keine formgerechte Vollmacht vor – vielleicht nur eine E-Mail, vielleicht handelt der Bevollmächtigte sogar vollmachtlos. Der Vertrag wird dennoch beurkundet. Er ist wirksam (bzw. bei vollmachtloser Vertretung schwebend unwirksam, bis die Nachgenehmigung vorliegt).

Nach der Beurkundung geht der Vollmachtgeber zu einem Notar und erklärt dort die Genehmigung des Vertrags. Diese Genehmigung wird mir übersandt. Erst dann kann ich den Vertrag vollziehen.

Nachteil: Ich muß warten, bis die formgerechte Nachgenehmigung hier eingegangen ist. Die Abwicklung verzögert sich.

So oder so: Einmal zum Notar

Der Vollmachtgeber kommt in beiden Fällen nicht darum herum, einmal persönlich vor einem Notar zu erscheinen – entweder vor der Beurkundung (Vollmachtserteilung) oder danach (Nachgenehmigung).

Der Unterschied liegt im Timing und in der Abwicklungsgeschwindigkeit:

Bei der Vollmacht vorab muß der Vollmachtgeber vor der Beurkundung zum Notar. Der Vertrag ist sofort wirksam, die Abwicklung kann sofort beginnen. Der Zeitdruck liegt vor dem Termin.

Bei der Nachgenehmigung geht der Vollmachtgeber erst nach der Beurkundung zum Notar. Der Vertrag ist zunächst schwebend unwirksam, bis die Genehmigung vorliegt. Die Abwicklung kann erst nach Genehmigungseingang beginnen. Der Zeitdruck liegt nach dem Termin.

In der Praxis wählen Sie den Weg, der zur Situation paßt. Wenn der Vollmachtgeber Zeit hat und gut organisiert ist: Vollmacht vorab. Wenn es schnell gehen muß und die formelle Vollmacht nicht rechtzeitig fertig wird: Beurkundung jetzt, Nachgenehmigung später.

Die vollmachtlose Vertretung

Noch ein Schritt weiter: Der Vertreter kann auch ganz ohne Vollmacht handeln. Das nennt man vollmachtlose Vertretung oder Vertretung ohne Vertretungsmacht.

Das klingt riskant, ist aber rechtlich vorgesehen (§ 177 BGB). Der Vertrag ist dann zunächst schwebend unwirksam. Er wird erst wirksam, wenn der Vertretene ihn genehmigt – oder er wird endgültig unwirksam, wenn die Genehmigung verweigert wird.

Wann macht das Sinn? Zum Beispiel wenn die Zeit drängt und keine Vollmacht vorliegt, der Vertretene aber grundsätzlich einverstanden ist. Der Vertrag wird beurkundet, die Genehmigung folgt. Das funktioniert – solange alle Beteiligten wissen, worauf sie sich einlassen.

Wichtig: Die andere Partei geht ein Risiko ein. Wenn die Genehmigung ausbleibt, ist der Vertrag gescheitert. Deshalb sollte klar sein, daß die Genehmigung kommen wird – etwa weil der Vertretene den Entwurf vorab gesehen und sein Einverständnis signalisiert hat.

Wer kann Bevollmächtigter sein?

Grundsätzlich: jeder. Es gibt keine gesetzlichen Einschränkungen.

Vertrauenspersonen: Die naheliegende Wahl. Ehepartner, Kinder, enge Geschäftspartner. Jemand, dem man vertraut, daß er im eigenen Interesse handelt.

Der Makler: Oft praktisch, weil der Makler ohnehin in der Transaktion involviert ist und die Details kennt. Das funktioniert, wenn das Vertrauensverhältnis stimmt.

Der Rechtsanwalt: Besonders bei komplexen Transaktionen oder wenn keine andere Vertrauensperson verfügbar ist.

Der andere Vertragsteil: Theoretisch möglich, aber mit Vorsicht zu genießen. Wenn der Käufer den Verkäufer vertritt (oder umgekehrt), liegt ein Insichgeschäft vor (§ 181 BGB). Das muß ausdrücklich gestattet sein.

Worauf es ankommt: Der Bevollmächtigte handelt im Namen des Vollmachtgebers. Er unterschreibt, was der Vollmachtgeber unterschrieben hätte. Deshalb sollte man dem Bevollmächtigten vertrauen – nicht blind, aber informiert.

Der Entwurf als Sicherheit

Eine wichtige Absicherung: Der Vertragsentwurf wird vor der Beurkundung allen Beteiligten zugeschickt. Der Vollmachtgeber kann den Entwurf in Ruhe lesen, prüfen lassen und Änderungswünsche äußern – bevor der Bevollmächtigte unterschreibt.

Bei mir läuft das so:

1. Ich erstelle den Vertragsentwurf

2. Alle Parteien erhalten den Entwurf (bei Bedarf mit Übersetzung)

3. Fragen werden geklärt, Änderungen eingearbeitet

4. Erst wenn alle einverstanden sind, wird beurkundet

Der Bevollmächtigte unterschreibt also keinen ihm unbekannten Vertrag. Er setzt nur noch die Unterschrift unter das, was der Vollmachtgeber bereits kennt und gebilligt hat.

Vollmachten aus dem Ausland: Form und Apostille

Wenn die Vollmacht im Ausland erteilt wird, gelten die Formvorschriften des Ausstellungslandes. Eine Vollmacht, die vor einem US-amerikanischen Notary Public erteilt wurde, ist formgültig – auch wenn der amerikanische Notary Public nicht mit einem deutschen Notar vergleichbar ist.

Für die Verwendung in Deutschland braucht die Vollmacht eine Apostille. Die Apostille bestätigt, daß die Beglaubigung echt ist. Ohne Apostille akzeptiert das Grundbuchamt das Dokument nicht. Insidertip: wenn Sie die Vollmacht bei einem deutschen Konsulat unterzeichnen, ist eine Apostille nicht erforderlich.

Der Ablauf:

1. Der Vollmachtgeber unterschreibt vor einem Notary Public (oder vergleichbarer Stelle)

2. Die Unterschrift wird beglaubigt

3. falls nötig: Die Beglaubigung wird mit einer Apostille versehen (in den USA: Secretary of State)

4. Das Original wird nach Deutschland geschickt

Zeitbedarf: Je nach Land zwischen einigen Tagen und zwei Wochen für die Apostille.

Mein Rat

Wenn Sie im Ausland sind und eine Immobilientransaktion in Deutschland planen:

1. Früh planen: Klären Sie rechtzeitig, ob Sie persönlich erscheinen können oder eine Vollmacht brauchen.

2. Entwurf anfordern: Lassen Sie sich den Vollmachtsentwurf von mir erstellen. So ist sichergestellt, daß die Vollmacht für den deutschen Rechtsverkehr taugt.

3. Bevollmächtigten wählen: Überlegen Sie, wem Sie die Vollmacht erteilen. Jemand, der den Entwurf versteht und in Ihrem Interesse handelt.

4. Zeit für Apostille einplanen: Wenn die Vollmacht im Ausland erteilt wird, braucht die Apostille Zeit. Planen Sie zwei Wochen Vorlauf ein.

5. Oder: Nachgenehmigung nutzen: Wenn es mit der Vollmacht nicht klappt, können wir den Vertrag dennoch beurkunden. Sie genehmigen dann nachträglich.

Es gibt immer einen Weg. Die Frage ist nur, welcher Weg zu Ihrer Situation paßt.

Tobias Scheidacker
Notar in Berlin

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English Version

Powers of Attorney from Abroad: What Works, What Doesn't – and When You Can Do Without

A buyer in New York, a seller in Singapore, an appointment in Berlin – and no one can appear in person. No problem. That's what powers of attorney are for. But which power of attorney works? Does it need to be notarized? What happens if it doesn't arrive in time? And what if there's no power of attorney at all?

I hear these questions regularly. The good news: There's more flexibility than many think. The important news: You need to know what you're doing.

The Basic Rule: Power of Attorney Has No Form Requirement

First, the perhaps surprising insight: Under German law, a power of attorney is generally free of form requirements (§ 167 para. 2 BGB). An oral power of attorney is valid. An email is sufficient. Even a phone call will do.

This means: If someone as representative concludes a notarial purchase contract with an informal power of attorney that contract is valid. The power of attorney itself does not need notarial form.

The Problem: Land Registry Execution

So the contract is valid – but the land registry won't cooperate. For registration in the land registry, § 29 GBO requires that the power of attorney be in publicly certified form. The land registry conducts a formal review, and formal review means: original, signature certified, with apostille for foreign documents.

The solution lies in the timing: The correct form doesn't need to be established before the notarization. It can also come afterward.

Two Paths to the Goal

Path 1: Power of Attorney in Advance

The classic path. The grantor goes to a notary – in Germany or abroad – before the notarization and grants a formally correct power of attorney. This is sent to me. At the notarization appointment, the authorized person appears with the power of attorney and signs for the grantor.

Advantage: After notarization, I can process the contract immediately. I apply for the priority notice, obtain the deletion documents, handle the land registry execution.

Path 2: Subsequent Ratification

The flexible path. At notarization, there is no formally correct power of attorney – perhaps just an email, perhaps the representative is even acting without authorization. The contract is notarized anyway. It is valid (or by acting of an unauthorized representative pending until the ratification is provided).

After notarization, the grantor goes to a notary and declares ratification of the contract there. This ratification is sent to me. Only then can I execute the contract.

Disadvantage: I have to wait until the formally correct ratification has arrived. Processing is delayed.

Either Way: One Visit to a Notary

In both cases, the grantor cannot avoid appearing in person before a notary once – either before the notarization (granting the power of attorney) or afterward (ratification).

The difference lies in timing and processing speed:

With power of attorney in advance, the grantor must go to a notary before the notarization. The contract is immediately valid, processing can begin right away. The time pressure is before the appointment.

With subsequent ratification, the grantor goes to a notary only after the notarization. The contract is initially pending until ratification is provided. Processing can only begin after the ratification is received. The time pressure is after the appointment.

In practice, you choose the path that fits the situation. If the grantor has time and is well organized: power of attorney in advance. If things need to move quickly and the formal power of attorney won't be ready in time: notarization now, ratification later.

Representation Without Authorization

Going one step further: The representative can also act entirely without a power of attorney. This is called representation without authority.

This sounds risky but is legally provided for (§ 177 BGB). The contract is then initially pending. It only becomes effective when the represented person ratifies it – or it becomes definitively ineffective if ratification is refused.

When does this make sense? For example, when time is pressing and no power of attorney is available, but the represented person fundamentally agrees. The contract is notarized, ratification follows. This works – as long as all parties know what they're getting into.

Important: The other party takes a risk. If ratification doesn't come, the contract has failed. Therefore, it should be clear that ratification will come – for example, because the represented person has seen the draft in advance and signaled their agreement.

Who Can Be an Authorized Representative?

In principle: anyone. There are no legal restrictions.

Trusted persons: The obvious choice. Spouses, children, close business partners. Someone you trust to act in your interest.

The broker: Often practical because the broker is already involved in the transaction and knows the details. This works if the relationship of trust is right.

The attorney: Especially for complex transactions or when no other trusted person is available.

The other contracting party: Theoretically possible but to be approached with caution. If the buyer represents the seller (or vice versa), this constitutes self-dealing (§ 181 BGB). This must be expressly permitted.

What matters: The authorized representative acts in the name of the grantor. They sign what the grantor would have signed. Therefore, you should trust the representative – not blindly, but informed.

The Draft as Security

An important safeguard: The contract draft is sent to all parties before notarization. The grantor can read the draft at leisure, have it reviewed, and express wishes for changes – before the authorized representative signs.

This is how it works with me:

1. I prepare the contract draft

2. All parties receive the draft (with translation if needed)

3. Questions are clarified, changes incorporated

4. Only when everyone agrees is the contract notarized

The authorized representative thus signs no contract unknown to them. They simply add their signature to what the grantor already knows and has approved.

Powers of Attorney from Abroad: Form and Apostille

When the power of attorney is granted abroad, the form requirements of the issuing country apply. A power of attorney granted before a US Notary Public is formally valid – even though the American Notary Public is not comparable to a German notary.

For use in Germany, the power of attorney needs an apostille. The apostille confirms that the certification is genuine. Without an apostille, the land registry will not accept the document. Insider tip: If you sign the power of attorney at a German consulate, an apostille is not required.

The process:

1. The grantor signs before a Notary Public (or comparable body)

2. The signature is certified

3. if applicable: The certification is provided with an apostille (in the US: Secretary of State)

4. The original is sent to Germany

Time required: Depending on the country, between a few days and two weeks for the apostille.

My Advice

If you are abroad and planning a real estate transaction in Germany:

1. Plan early: Clarify in good time whether you can appear in person or need a power of attorney.

2. Request a draft: Have me prepare the power of attorney draft. This ensures that the power of attorney is suitable for German legal transactions.

3. Choose an authorized representative: Consider to whom you will grant the power of attorney. Someone who understands the draft and acts in your interest.

4. Allow time for apostille: If the power of attorney is granted abroad, the apostille takes time. Plan for two weeks' lead time.

5. Or: Use subsequent ratification: If the power of attorney doesn't work out, we can still notarize the contract. You then ratify it subsequently.

There is always a way. The question is just which path fits your situation.

Tobias Scheidacker
Notary in Berlin

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